Effectief vergaderen: Zinvol overleggen

“Vergaderen betekent niet een conferentie waar de hoogste toon geldt.”
                                                                                                - Sam Rain

Dat de één er een voorliefde voor heeft en bij een ander het bloed onder de nagels kruipt is een gegeven feit; in een vergadering wordt vaak inhoudelijk ingegaan op knelpunten, waardoor veel tijd verloren gaat aan 1 of meer stemgeluiden. Maar wat is doeltreffend vergaderen?

Een vergadering is meer dan een samenkomst en minder dan een werkoverleg; het laatste gaat inhoudelijk op de zaken in, terwijl een vergadering peilt wat de gang van zaken is. Vaak willen bedrijven het aantal vergaderingen miniem houden, omdat ‘kletsuurtjes’ eenmaal geld kosten. Maar een vergadering is geen klets-zaag-zeur moment; het is een platform van informatievoorziening dat het ‘top-down’ bestuur koppelt aan de ‘bottom-up’ uitvoering. Vandaar dat een ‘vergadering’ plaatsvindt op verschillende niveaus en altijd door ‘managers’ worden uitgevoerd. Managers zijn namelijk verantwoordelijk voor dit platform.

Het probleem van managers is dat zij de taak hebben om belangen te bewaken, waarbij hun ‘eigen’ belangen voorop staan. Hun budget, hun ‘taskforce’ en middelen – ze bewaken het territorium als afgetrainde pitbulls (en dat is een goede eigenschap). Echter in een vergadering wordt het een strijd tussen de intellecten, wanneer er geen ‘ondergeschikte’ rol wordt aangenomen. Ondergeschikt wil zeggen dat de assertiviteit zich moet matigen tot een mee-eens of niet-mee-eens verstandhouding en een stand-van-zaken rapportage, waarbij men beknopt blijft in de argumentatie.

Het is daarom in het belang van de vergadering dat er twee fundamenten moeten zijn, namelijk een ‘voorzitter’ en een ‘agenda’. Vergis je niet in de veel gemaakte fout dat de agenda slechts de bespreekpunten zijn! De rolvervulling van de agenda is voor de notulist (secretaris); de bespreekpunten van de vorige vergadering, de huidige vergadering en hun uitkomsten worden door deze rol in document opgemaakt en gedistribueerd. De voorzitter stuurt de vergadering door iedere participant de tijd te geven aan het knelpunt iets toe te voegen, zoals een potentiële oplossing. Echter moet ook de voorzitter de autoriteit bewaren – en bereidt zijn om een participant ‘af te kappen’, wanneer het een ongezouten mening betreft in plaats van positief opbouwende kritiek.

Vaak denkt men dat een vergadering (en men maakt daar ook vaak misbruik van) een gerechtshof of kabinet is. Helaas is een vergadering vele malen saaier; het platform dient om knelpunten zichtbaar te maken in collectief belang en met name de ‘impact’ van het knelpunt. De ‘oplossing’ voor een knelpunt kan een agendapunt zijn, maar hoort thuis in een ‘brainstorm’ sessie (een samenkomst zonder spreeklimiet, met als doel een oplossing te vinden).

Vergaderen kan in diverse manieren worden uitgevoerd; populair zijn de Scrum methoden of ‘de ronde tafel’ opstelling. Hoewel ik een groot voorstander ben van Scrum in het overleg met niet-managers, blijf ik een conservatieveling in vergaderen zoals het bedacht is. Innovatie behoort zeker in methodiek als middelen, but never break a winning formula.

Persoonlijk was dit een eyeopener; ik behoorde altijd tot het type ‘dominator’ – wat zeker zijn successen boekte – maar pas toen ik het ‘vak’ vergaderen leerde in senior management, begreep ik de nut en de effectiviteit in haar pure vorm. Spreken is goud, maar luisteren is platina.

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Effectief vergaderen