Kennis opdoen: het advies inwinnen van een Competence Center

Voor kleine ‘gazelle’ ondernemingen is vaak een enkele consultant voldoende. Dit in tegenstelling voor grotere bedrijven die veelvoudige afdelingen kent en dus veel meer organisatie moet toepassen om de koers te bepalen die de strategie voor het hele bedrijf ondersteund.  Vaak moeten afdelingen een individuele verandering ondergaan om de strategie van de ‘top’ te kunnen laten slagen. Maar ook specifieke projecten vereisen soms een andere inslag, vanwege de kenmerkende aard van een afdeling. Een team van consultants is dan een onhaalbaar plan voor iedere afdeling, vanwege de kosten, beschikbare tijd en ‘know-how’. Om menselijk kapitaal efficiënt te benutten, gebruiken grote bedrijven een team van mensen die flexibel kunnen bewegen binnen de onderneming en tussen afdelingen: het Competence Center.

Een Competence Center bestaat meestal uit 4 a 5 personen: een consultant, één of meer analisten, een afdelingshoofd of medewerker met vakkennis en een projectbeheerder. Het is de taak van de consultant om de ‘hogere strategie’ te bewaken door de primaire doelen vast te stellen voor het project. Analisten voeren hierbij de inventarisatie taken uit en stellen de analyse op ter ondersteuning van de primaire doelen en staan nauw in contact met de persoon die het ‘reilen en zeilen’ van het vakgebied kent. De beheerder van het project bewaakt de informatie van alle partijen en speelt een grote rol in de brug naar daadwerkelijke uitvoering. Ook is de projectbeheerder het aanspreekpunt voor managers en directie als het gaat om vooruitgang, problematiek en aangepaste eisen.

Door deze formatie is de consultant beweeglijk door de afdelingen heen, en kan hij of zij zelfs parallel aan meerdere projecten deelnemen; immer het ‘grove’ werk wordt uit handen genomen door de analisten die serieel werken en vastgestelde taken uitvoeren. De ‘blanco’ teamspeler is in feite een vraagbaak voor de analisten en wordt jargon technisch dan ook ‘Subject Matter Expert’ genoemd. Hij of zij vervult dan het gat voor kennis in de diepte vanwege de praktijkervaring. Ook vormt deze rol een weg naar de mensen die uiteindelijk de strategie zullen uitvoeren (het vertrouwensbelang van personeel wordt vaak onderschat door de succesvolle uitvoering van een strategie). Om deze flexibele formatie vastigheid te geven is de projectbeheerder essentieel; informatie gaat namelijk minder snel stroomopwaarts dan naar beneden als een waterval. Managers en directie zijn afhankelijk van ad hoc informatie als het aankomt op beslissingen, waardoor een enkel aanspreekpunt dat overzicht heeft van een project de voorkeur heeft. Bij de uitvoering van een strategie zal de projectbeheerder ook prominent aanwezig zijn bij de overdracht; en kennis hebben wie wat weet of kennis heeft in geval van onvoorziene omstandigheden.

Een Competence Center is ook ideaal voor bedrijven die eerst alle potentiële pijnpunten in kaart willen brengen voordat ze grote stappen gaan ondernemen zoals het samenvoegen van afdelingen, automatiseren of uitbesteden van kerntaken of ‘downsizen’. Vooral bij kostenbesparing zijn Competence Centers een waardevol goed; deze teams kunnen de kosten toe rekenen aan alle activiteiten en de zogenaamde ‘Burn Rate’ bepalen per afdeling. Al deze analyses leiden tot transparantie, waardoor beslissingen nemen vergemakkelijkt wordt omdat er actuele feiten beschikbaar zijn.

Net als een individuele consultant, zijn Competence Centers vaak extern; met name door hun ervaring in branches genereren zij een veelvoud van expertise en kennis. Echter, wanneer een bedrijf een Competence Center kan bekostigen, doet men er goed aan om parallel te investeren in eigen analisten of projectbeheerder. Een adder onder het gras is dan wel de beperkingen binnen de eigen onderneming wat wel eens kan leiden tot teleurstellingen of andere hoge verwachtingen. Kwalitatieve Competence Centers hebben minimaal voor vier grote bedrijven gewerkt en kunnen dus hun bekwaamheid staven met feiten en resultaten. Zulke resultaten zijn belangrijk om te weten voordat men tot investering overgaat in een Competence Center.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
CompetenceCenter