Kennis opdoen: het advies inwinnen van een Competence Center

Voor kleine ‘gazelle’ ondernemingen is vaak een enkele consultant voldoende. Dit in tegenstelling voor grotere bedrijven die veelvoudige afdelingen kent en dus veel meer organisatie moet toepassen om de koers te bepalen die de strategie voor het hele bedrijf ondersteund.  Vaak moeten afdelingen een individuele verandering ondergaan om de strategie van de ‘top’ te kunnen laten slagen. Maar ook specifieke projecten vereisen soms een andere inslag, vanwege de kenmerkende aard van een afdeling. Een team van consultants is dan een onhaalbaar plan voor iedere afdeling, vanwege de kosten, beschikbare tijd en ‘know-how’. Om menselijk kapitaal efficiënt te benutten, gebruiken grote bedrijven een team van mensen die flexibel kunnen bewegen binnen de onderneming en tussen afdelingen: het Competence Center.

Een Competence Center bestaat meestal uit 4 a 5 personen: een consultant, één of meer analisten, een afdelingshoofd of medewerker met vakkennis en een projectbeheerder. Het is de taak van de consultant om de ‘hogere strategie’ te bewaken door de primaire doelen vast te stellen voor het project. Analisten voeren hierbij de inventarisatie taken uit en stellen de analyse op ter ondersteuning van de primaire doelen en staan nauw in contact met de persoon die het ‘reilen en zeilen’ van het vakgebied kent. De beheerder van het project bewaakt de informatie van alle partijen en speelt een grote rol in de brug naar daadwerkelijke uitvoering. Ook is de projectbeheerder het aanspreekpunt voor managers en directie als het gaat om vooruitgang, problematiek en aangepaste eisen.

Door deze formatie is de consultant beweeglijk door de afdelingen heen, en kan hij of zij zelfs parallel aan meerdere projecten deelnemen; immer het ‘grove’ werk wordt uit handen genomen door de analisten die serieel werken en vastgestelde taken uitvoeren. De ‘blanco’ teamspeler is in feite een vraagbaak voor de analisten en wordt jargon technisch dan ook ‘Subject Matter Expert’ genoemd. Hij of zij vervult dan het gat voor kennis in de diepte vanwege de praktijkervaring. Ook vormt deze rol een weg naar de mensen die uiteindelijk de strategie zullen uitvoeren (het vertrouwensbelang van personeel wordt vaak onderschat door de succesvolle uitvoering van een strategie). Om deze flexibele formatie vastigheid te geven is de projectbeheerder essentieel; informatie gaat namelijk minder snel stroomopwaarts dan naar beneden als een waterval. Managers en directie zijn afhankelijk van ad hoc informatie als het aankomt op beslissingen, waardoor een enkel aanspreekpunt dat overzicht heeft van een project de voorkeur heeft. Bij de uitvoering van een strategie zal de projectbeheerder ook prominent aanwezig zijn bij de overdracht; en kennis hebben wie wat weet of kennis heeft in geval van onvoorziene omstandigheden.

Een Competence Center is ook ideaal voor bedrijven die eerst alle potentiële pijnpunten in kaart willen brengen voordat ze grote stappen gaan ondernemen zoals het samenvoegen van afdelingen, automatiseren of uitbesteden van kerntaken of ‘downsizen’. Vooral bij kostenbesparing zijn Competence Centers een waardevol goed; deze teams kunnen de kosten toe rekenen aan alle activiteiten en de zogenaamde ‘Burn Rate’ bepalen per afdeling. Al deze analyses leiden tot transparantie, waardoor beslissingen nemen vergemakkelijkt wordt omdat er actuele feiten beschikbaar zijn.

Net als een individuele consultant, zijn Competence Centers vaak extern; met name door hun ervaring in branches genereren zij een veelvoud van expertise en kennis. Echter, wanneer een bedrijf een Competence Center kan bekostigen, doet men er goed aan om parallel te investeren in eigen analisten of projectbeheerder. Een adder onder het gras is dan wel de beperkingen binnen de eigen onderneming wat wel eens kan leiden tot teleurstellingen of andere hoge verwachtingen. Kwalitatieve Competence Centers hebben minimaal voor vier grote bedrijven gewerkt en kunnen dus hun bekwaamheid staven met feiten en resultaten. Zulke resultaten zijn belangrijk om te weten voordat men tot investering overgaat in een Competence Center.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
CompetenceCenter

Kennis opdoen:het advies inwinnen van een consultant

Elke onderneming, klein of groot, jaagt dezelfde doelen na: het maken van winst, hun marktaandeel vergroten en het uitbreiden van de organisatie. Omdat deze doelen berusten op strategie (naast financiële slagkracht en arbeidskrachten) zijn ervaring en expertise een ‘must’ om risico’s af te dekken. Veel bedrijven besteden daarom aandacht aan training van het personeel om het intellectuele eigendom te laten groeien en om op lange termijn de beschikking te hebben over deze kennis. Echter moeten bedrijven in de wereld van nu veel flexibeler zijn; het uitstellen van een strategie totdat de benodigde kennis zich heeft ontwikkeld kan zich uitten in het missen van kansen, het lopen van risico’s in de vorm van verlies qua marktaandeel, winst of zelfs banen. In zo’n geval is het dan verstandig om deze kennis te ‘huren’, zoals via een consultant welke de taak heeft om advies te geven als ondersteuning voor de strategie.

Voor onervaren bedrijven klinkt de ‘consultant’ als een duur kwaad; het is ‘die externe man of vrouw’ waar voor betaald moet worden alsof deze neurochirurgie als vak verstaat. Ook wordt de term veelvuldig gebruikt in de ICT-wereld voor iedereen die bereid is om in das en pak bij ‘de klant’ te gaan zitten werken; een ware dooddoener, vooral vanwege de scheppende verwachting die deze titulatuur met zich mee draagt.

Een goede consultant is een expert die wordt ingehuurd voor een specifiek doel, namelijk de brug zijn tussen strategie en uitvoering vanwege zijn of haar kennis. Hoe meer ervaring in het gebied van expertise, hoe hoger de kwaliteit is van het uit te brengen advies; een consultant moet de strategie analyseren, een inventarisatie maken van alle punten die leiden naar een succesvolle strategie en deze toetsen aan de haalbaarheid binnen een realistisch tijdvak. Een ambitieuze, exotische strategie zal in de praktijk een veel meer ervaren consultant vereisen, dan een project waarbij de gaten moeten worden opgevuld met ontbrekende kennis.

Ook zijn er twee vormen van kennis en expertise;
- horizontaal, waarbij de consultant een all-round ervaring kent
- verticaal, waar men zich heeft ontwikkeld in een specifieke tak (en dus ook tot op detail kan adviseren).
Voor de ambitieuze strategie is een consultant met een horizontale ervaring eerder wenselijk boven een verticale; vice versa geldt  dit voor een project waar de missende letters nog ingevuld moeten worden.

Een misopvatting over consultants is dat zij als ‘reddende engel’ in nood fungeren; immers zijn de meeste consultants extern en hebben slechts een adviserende rol. Elke gedegen consultant zal ook daarom vragen aan de opdrachtgever wat zij wensen te bereiken (en binnen welke tijd). Consultants bepalen immers niet de middelen die hen tot beschikking staan noch de verantwoordelijkheid aan de aandeelhouders. Het is daarom belangrijk voor bedrijven die een consultant willen inhuren, zich af te vragen wat ze willen bereiken op korte en lange termijn. Aan de hand van deze informatie kan een consultant (of team van consultants) worden geselecteerd op grond van de expertise.

De kosten van een consultant lijken zelden aantrekkelijk; echter vallen deze relatief mee. De verkregen kennis is intellectuele eigendom; er zit geen houdbaarheidsdatum op en vele malen goedkoper dan het opleiden en kweken van eigen experts; strategieen zijn onderhevig aan verandering en kennis kan in waarde dalen wanneer deze niet toepasbaar is binnen een significante tijd. De investering van een consultant is afhankelijk van ambities, een goede consultant streeft er naar om zichzelf dubbel en dwars terug te verdienen.

Reputatie is kenmerkend voor een goede consultant; neem daarbij geen enkel risico. Daarnaast is realisme ook belangrijk; een consultant die gouden bergen beloofd is als een alchemist die beweerd lood in goud te veranderen, want aan een eerlijk en duidelijk verhaal heb je natuurlijk het meest.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen.

©SamRain

Consultancy