Consultancy als ambacht: De kernactiviteiten op een rijtje

“Een stelling is gemakkelijker te weerleggen, dan op te stellen”
                                                                                                - Aristotles

Het is eenvoudig om over oplossingen te praten; luchtkastelen hebben noch vorm of fundament. Waar de oplossing gaat over een totaalplaatje van potentiële voordelen, vereist de realisatie de echte finesse. Echter zou geen enkele oplossing tot realisatie kunnen komen zonder argumenten; een klant zal altijd willen weten waar deze geweldige voordelen gaan plaatsvinden. Om deze redenen brengen consultants de kernactiviteiten van de klant in kaart; zij zijn de harde realiteit en leveren cijfers op. Deze kerngetallen maken een oplossing aantrekkelijk (of juist niet).

Ongeacht de grootte of specialisme hebben bedrijven altijd een aantal kernactiviteiten die altijd terugkomen. Hun plaats en toepassing hangt wellicht veel af van de organisatievorm, maar het doel van de volgende kernactiviteiten spreken voor zichzelf:

-       productvervaardiging (back office)

-       productdistributie (logistiek)

-       assortiment (magazijn/archief)

-       bereikbaarheid (front office)

-       inkoop middelen (grondstoffen/ingekochte diensten)

-       verkoop producten (inkomsten)

-       zichtbaarheid (marketing)

Deze globale doelen kunnen ontelbare subprocessen bevatten, maar gezamenlijk zijn ze de bouwstenen van vereisten (targets) en reputatie (satisfaction). Zonder deze operationele activiteiten kan een bedrijf simpelweg niet winstgevend zijn. Een ‘organisatie scan’ brengt de belangrijkste subprocessen van deze kernactiviteiten in kaart door ze als ‘proces’ te presenteren. Met behulp van stroomdiagrammen wordt elk subproces een schematische weergave van de realiteit; zo kan ieder proces ‘gesimuleerd’ worden met behulp van cijfers en financiële feiten.

Een product kan van alles zijn; het kan een daadwerkelijk zelfvervaardigd object zijn uit grondstoffen, ingekocht via derden of een ‘dienst’ in de vorm van een contract. Het verkopen van deze producten is het primaire doel van iedere onderneming en alle kernactiviteiten ondersteunen het.

De productvervaardiging houdt alle subprocessen in die verantwoordelijk zijn voor de samenstelling van het product. Dit kan ook de ‘lopende band’ procedure zijn, maar bijvoorbeeld ook een juridische toetsing. Zelfs de administratieve handelingen, zoals de naamgeving en prijsbepaling horen in deze kernactiviteit.

Het aantal beschikbare producten van een bedrijf bepalen het assortiment. Producten worden afgestemd op de markt waarvoor zij bedoelt zijn en een duidelijke selectie moet vooraf bepaald worden. Om het assortiment te ‘garanderen’ moet het mogelijk zijn om deze op voorraad te hebben, of dit nu digitaal is of fysieke opslagruimte. Daarnaast moeten producten klanten bereiken door middel van distributiekanalen, zoals winkels, post of in de aktetas van een dienstverlener. Vanaf assortiment tot aflevering wordt ook vaker de term Time-to-Market gebruikt.

Bedrijven moeten bereikbaar zijn voor hun klanten: het hoofdkantoor, de website, de klantenservice zijn enkele voorbeelden van toegangspunten tot het bedrijf. Om optimaal gebruik te maken van deze toegangspunten zal een bedrijf een (of meer) vorm van marketing gebruiken. Reclame vergroot de zichtbaarheid van een bedrijf en haar producten, zodat potentiële klanten kunnen reageren wanneer zij interesse hebben.

Het doel van bekendheid en bereikbaarheid is de mogelijkheid tot verkopen van producten. Deze activiteit is de grote inkomstenbron voor ieder bedrijf en bestaat naast contractsluiting ook uit financiële administratie.
Inkoop van middelen zijn eigenlijk alle operationele producten of diensten die ‘ingekocht’ moeten worden, zoals kantoormateriaal, telefonie en internet.

Hoewel de kernactiviteiten zeer beknopt zijn uitgelegd, geven ze een realistische eerste indruk van de processen waar ze uit bestaan.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Kernactiviteiten

Kennis opdoen: het advies inwinnen van een Competence Center

Voor kleine ‘gazelle’ ondernemingen is vaak een enkele consultant voldoende. Dit in tegenstelling voor grotere bedrijven die veelvoudige afdelingen kent en dus veel meer organisatie moet toepassen om de koers te bepalen die de strategie voor het hele bedrijf ondersteund.  Vaak moeten afdelingen een individuele verandering ondergaan om de strategie van de ‘top’ te kunnen laten slagen. Maar ook specifieke projecten vereisen soms een andere inslag, vanwege de kenmerkende aard van een afdeling. Een team van consultants is dan een onhaalbaar plan voor iedere afdeling, vanwege de kosten, beschikbare tijd en ‘know-how’. Om menselijk kapitaal efficiënt te benutten, gebruiken grote bedrijven een team van mensen die flexibel kunnen bewegen binnen de onderneming en tussen afdelingen: het Competence Center.

Een Competence Center bestaat meestal uit 4 a 5 personen: een consultant, één of meer analisten, een afdelingshoofd of medewerker met vakkennis en een projectbeheerder. Het is de taak van de consultant om de ‘hogere strategie’ te bewaken door de primaire doelen vast te stellen voor het project. Analisten voeren hierbij de inventarisatie taken uit en stellen de analyse op ter ondersteuning van de primaire doelen en staan nauw in contact met de persoon die het ‘reilen en zeilen’ van het vakgebied kent. De beheerder van het project bewaakt de informatie van alle partijen en speelt een grote rol in de brug naar daadwerkelijke uitvoering. Ook is de projectbeheerder het aanspreekpunt voor managers en directie als het gaat om vooruitgang, problematiek en aangepaste eisen.

Door deze formatie is de consultant beweeglijk door de afdelingen heen, en kan hij of zij zelfs parallel aan meerdere projecten deelnemen; immer het ‘grove’ werk wordt uit handen genomen door de analisten die serieel werken en vastgestelde taken uitvoeren. De ‘blanco’ teamspeler is in feite een vraagbaak voor de analisten en wordt jargon technisch dan ook ‘Subject Matter Expert’ genoemd. Hij of zij vervult dan het gat voor kennis in de diepte vanwege de praktijkervaring. Ook vormt deze rol een weg naar de mensen die uiteindelijk de strategie zullen uitvoeren (het vertrouwensbelang van personeel wordt vaak onderschat door de succesvolle uitvoering van een strategie). Om deze flexibele formatie vastigheid te geven is de projectbeheerder essentieel; informatie gaat namelijk minder snel stroomopwaarts dan naar beneden als een waterval. Managers en directie zijn afhankelijk van ad hoc informatie als het aankomt op beslissingen, waardoor een enkel aanspreekpunt dat overzicht heeft van een project de voorkeur heeft. Bij de uitvoering van een strategie zal de projectbeheerder ook prominent aanwezig zijn bij de overdracht; en kennis hebben wie wat weet of kennis heeft in geval van onvoorziene omstandigheden.

Een Competence Center is ook ideaal voor bedrijven die eerst alle potentiële pijnpunten in kaart willen brengen voordat ze grote stappen gaan ondernemen zoals het samenvoegen van afdelingen, automatiseren of uitbesteden van kerntaken of ‘downsizen’. Vooral bij kostenbesparing zijn Competence Centers een waardevol goed; deze teams kunnen de kosten toe rekenen aan alle activiteiten en de zogenaamde ‘Burn Rate’ bepalen per afdeling. Al deze analyses leiden tot transparantie, waardoor beslissingen nemen vergemakkelijkt wordt omdat er actuele feiten beschikbaar zijn.

Net als een individuele consultant, zijn Competence Centers vaak extern; met name door hun ervaring in branches genereren zij een veelvoud van expertise en kennis. Echter, wanneer een bedrijf een Competence Center kan bekostigen, doet men er goed aan om parallel te investeren in eigen analisten of projectbeheerder. Een adder onder het gras is dan wel de beperkingen binnen de eigen onderneming wat wel eens kan leiden tot teleurstellingen of andere hoge verwachtingen. Kwalitatieve Competence Centers hebben minimaal voor vier grote bedrijven gewerkt en kunnen dus hun bekwaamheid staven met feiten en resultaten. Zulke resultaten zijn belangrijk om te weten voordat men tot investering overgaat in een Competence Center.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
CompetenceCenter