“De eerste indruk is belangrijk – het leidt naar een mogelijke tweede”
- Sam Rain
- Sam Rain
De initiële contacten zijn vaak schriftelijke voorstellen; net zoals reclamefolders in de bus vallen, een post wordt geplaatst in de supermarkt of een advertentie in de krant, is het doel om producten en/of diensten bekend te maken. Soms gebeurd dit passsief en onpersoonlijk, zoals een radio of tv commercial, of actief gericht op specifieke personen geselecteerd uit een ‘interesse’ bestand. Consultants zijn netwerkers en reageren vaak actief. Door een ‘lead’ proberen ze een afspraak te maken; iemand die geïnteresseerd is in advies maar nog geen invulling heeft gevonden. Vaak zijn deze ‘leads’ uit de tweede of derde laag van hun eigen netwerk. Geen wonder dat consultants ook echte netwerkers zijn.
Een ‘letter of engagement’ of initieel contact is een schriftelijke aanbieding van diensten. Het lijkt op een sollicitatiebrief met als grootste verschil zijn formele natuur; de nadruk ligt op de dienst in plaats van de persoon. Het doel is wel gemeenschappelijk; de interesse moet dusdanig zijn dat de ontvanger contact opneemt met de verzender voor een inhoudelijke afspraak.
Deze afspraak hoeft niet perse bij de ontvanger plaats te vinden; vaak zijn ze verhuld in de vorm van een uitnodiging voor een lezing of ‘breakfast’ die afgestemd zijn op de interesse van de ontvanger. Termen zoals een ‘vrijblijvend oriëntatie gesprek’ zijn ook niet onbekend, alles wordt aangewend om een voet tussen de deur te krijgen. Het initieel contact is daarom een compacte commercial en dient dus ook zo bedacht te worden. Schriftelijke communicatie wordt voornamelijk oppervlakkig gelezen, de lezer raakt snel ongeïnteresseerd.
Het begint met de titel; kan de boodschap geformuleerd worden tot een enkele zin? Email wordt vooral op de titel beoordeelt; ‘aanbieding’ of ‘voorstel’ zijn niet genoeg. Een vraag kan interesse opwekken en werkt net zoals de koptekst van een tabloid. Een ‘statement’ brengt een boek aan gedetailleerde informatie zoals bij een krant of nieuwssite.
De tekst moet ‘lichtgewicht’ zijn; grote blokken teksten ogen vermoeiend en lezers van e-mail zijn meestal lui. Paragrafen maken de tekst meer leesbaar, begin de alinea daarom met een alinea-omvattende zin, alsof het een koptekst zou moeten zijn voor de desbetreffende alinea.
Houd rekening met mobiele gebruikers; te veel grafisch geweld maakt de boodschap onleesbaar en smartphone gebruikers houden niet van scrollen om voorbij dat grote logo te komen. Ook grote bijlagen moeten vermeden worden, voeg geen 200 pagina lange brochures toe in PDF formaat, maar een ‘factsheet’ en de vraag of de ontvanger de gedetailleerde brochure wilt ontvangen.
Contactgegevens zijn belangrijk; voeg naast het telefoonnummer ook de website toe en de hyperlinks naar social media. Plaats ze onder het bericht, waar ze verwacht worden. Vergeet ook geen ‘disclaimer’ bij het bericht te plaatsen; zoals dat de e-mail vertrouwelijke informatie bevat en zo behandelt dient te worden. Ook op aanbiedingen en dergelijke is er sprake van auteursrecht.
De stijl is afhankelijk van de consultant; een informele methode moet staven met de contactpersoon en de verzender. Bij twijfel altijd de formele stijl hanteren. Beter over-the-top beleefd dan overkomen als een slijmjurk. Speels wel in op de persoon dan het bedrijf, het is altijd een mens die het bericht beoordeeld.
Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!
Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!
©SamRain
Geen opmerkingen:
Een reactie posten