Ontwerpen als vaardigheid: van hobbyist naar professional 4

“Vaak zijn ontwerpers als programmeurs; ze beginnen het liefst met een schone lei.”
                                                                                                            - Sam Rain

Cruciale vragen. Ze betekenen het slagen of falen van een goed ontwerp in de ICT. Een ‘solution architect’ is meer dan een paar blitse diagrammen maken – dat is één ding dat zeker is. Maar welke vragen moet de professional nu stellen om te slagen in zijn of haar ontwerp?

1.              Wat is de huidige situatie?
Vaak zijn ontwerpers als programmeurs – het liefst beginnen ze met een schone lei. Echter is een ontwerp nooit meteen een vervangende oplossing – tussen ‘oud’ en ‘nieuw’ vloeit er een migratieproces. Ook veranderen er vaak onverwachte wendingen: het budget kan ‘ineens’ krimpen, of de ‘tijd’ kan parten spelen. Een ontwerper kan niet zonder een verkenning van het landschap zoals ze is – die is er immers voor een reden.

2.              Wat is de gewenste situatie?
Een industrieel ontwerp draait om kostenbesparing, efficiëntie, productiviteit en inzicht. Een ontwerper kijkt naar het huidige landschap en toetst de onderdelen aan deze factoren. Waar kan er winst/verbetering behaald worden? Zijn er alternatieven? Wat is níet inzichtelijk? Hoeveel mensen werken aan deze activiteit en hoe lang doen ze erover? De slimme ontwerper begint met processen te simplificeren zodat het ‘grote plaatje’ overblijft.

3.              Wat mag er gebruikt worden?
Een ontwerper zal een voorkeur hebben aan een platform waar hij of zij gewend is mee te werken; maar soms verwacht de opdrachtgever dat het platform dat aanwezig is gebruikt zal worden. Weeg de voor- en nadelen af; een huis staat namelijk zo stevig als het land waar het zich op bevindt. Met  de juiste argumenten en meer baten dan kosten maakt de overstap aantrekkelijker.

4.              Wat moét er gebeuren?
Soms wilt een opdrachtgever niet iets vervangen wat naar behoren werkt, of is de investering nog niet ‘terugverdiend’. Dan is er nog de keuze voor integratie, maar het neemt nog niet weg dat de ontwerper dit ‘buitenaards wezen’ als niet bestaand mag beschouwen. Deze ‘legacy’ systemen worden vaak naar ‘achteren’ geduwd om veel te laat te ontdekken dat ze onderdeel zijn van kernactiviteiten. De ‘to do’ moet een integratieplan zijn; een ontwerp binnen een ontwerp.

5.              Wat zijn de ‘kritieke’ processen?
De kernactiviteiten draaien het bedrijf – deze moeten extra robuust zijn en voorzien zijn van rampenplannen (stroomuitval, falen infrastructuur, menselijke fouten). Niet alle processen zijn ‘kritiek’, maar kunnen wel een kettingreactie veroorzaken. Een goed ontwerp is robuust – en men kan veel leren van de huidige rampscenario’s!

6.              Wat zijn de voorkeuren en wensen?
Vaak wilt een opdrachtgever een oplossing voor huidige problematiek, maar ze hebben vaak ook een Utopiaanse droom. Kleine delen van zo’n droom maakt een ontwerp vaak een succes door de ‘gebruikerservaring’. Snufjes, toeters en bellen maken gebruikers enthousiast – gebruik ze dan ook. Behoud wel meer taart dan slagroom!

Meer lezen over Informatie Technologie? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Prof

Ontwerpen als vaardigheid: Van hobbyist naar professional 3

“De sterke punten van platformen worden zelden goed belicht.”
                                                                                    - Sam Rain

Eén van de uitgemolken ‘oplossingen’ binnen de industriële software zijn de applicatie servers. Deze platformen bieden het fundament voor toepassingen waar de industriële ontwerper zijn of haar oplossingen geboren ziet worden. Platformen voor de industrie hebben een aantal aspecten waardoor zij zich onderscheiden van de overige platformen.

Systeemintegratie is een belangrijke mogelijkheid; het ‘landschap’ (de IT-infrastructuur én bedrijfsapplicaties) is vaak divers. Applicaties zijn van ‘nature’ niet gebouwd om samen te werken met andere toepassingen. Door de systemen te integreren binnen een platform wordt dit obstakel overwonnen. Een ontwerper moet dus het landschap van de huidige situatie kennen, zodat men weet welke applicaties ‘overbodig’ worden én welke moeten worden geïntegreerd.

Bedrijven zoeken inzicht uit cijfertjes – ‘Business Rules’ zijn speciale rekenregels die op meerdere niveaus kunnen worden toegepast. Ze zijn essentieel voor escalaties en monitoring, omdat ze exclusies en kaders kunnen bewerkstelligen. De ‘Business Rules’ werken als een vergiet voor gegevens – wat niet van toepassing is glijdt er doorheen en het residu is voor wat men voor ogen heeft. Een typische ‘Business Rule’ is bijvoorbeeld een levering die pas geactualiseerd wordt bij voldoende saldo. De BR kan dan als volgt worden ontworpen:

                        levering: saldo > productprijs
                                     ! melding (“onvoldoende saldo”)

De RDBMS is de database waar platformen voor de industrie op rusten. Een RDBMS is veelzijdiger dan een reguliere database; ze zijn ontworpen om vele bewerkingen uit te voeren, hebben de mogelijkheid om complexere taken uit te voeren (zoals transacties, stored procedures en een ‘eigen’ scripttaal) en zijn in staat om te ‘repliceren’. Verreweg de twee populairste zijn de Oracle Database en Microsoft SQL Server – en er zijn weinig industriële platformen die deze twee níet ondersteunen.

De formulieren zijn de ‘menselijke’ invoercomponenten. Binnen een industriële platform zijn alle gegevens van én bestemd voor mensen te vinden in formulieren. Het formulier is meer dan de digitale versie van het papieren broertje – ze doet dienst als navigatie, verbindt data aan de software en is zo efficiënt mogelijk opgebouwd. Daarom bieden platformen vaak een ontwerpomgeving voor deze formulieren, zodat ontwerpers naar hartenlust kunnen klikken en slepen.

Omdat platformen opereren binnen het hele landschap, hebben zij de beschikking over vele netwerkservices – verreweg de populairste zijn de ‘webservices’. Een webservice is in feite een losgekoppeld stuk mechaniek zonder een ‘menselijke’ interface – ze  is ook bedoelt voor programma’s! Door met behulp van een standaard opmaak (XML/JSON) wisselt een webservice supersnel gegevens uit. Een programma doet een verzoek (Request), waarop de webservice de nodige gegevens verzameld en teruggeeft (Reply). Webservices hebben geleid tot een revolutie in systeemintegratie – of beter gezegd revoluties – en zijn de investering qua tijd van iedere ontwerper meer dan waard.

Meer lezen over Informatie Technologie? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Ontwerp

Management als vaardigheid: Meten, meten en nog eens meten

“Informatie genereer je uit bronnen, zoals iedere grondstof.”
                                                                                    - Sam Rain

Rapportages; als manager kun je niet zonder. Hoewel het voor de leek of buitenstaander lijkt op pure bomenmoord of potje-interessant-doen, zijn rapporten essentieel voor de manager. Een rapport bevat namelijk de volledige recapitulatie van de aanwezig informatie over een onderwerp. Door deze informatie kan er een conclusie gevormd worden, waardoor er kan gekozen worden om actie te ondernemen. Kennis is macht, volgens Sun Tzu (en vele anderen). Echter is kennis een eindproduct, waarvan informatie zijn essentiële grondstof is.

Mensen zien de wereld om zich heen in relatie tot zichzelf. Het lijkt bijna een statement dat past binnen een conferentie over quantumfysica, theoretische natuurkunde of de biologie. Maar er zit een interessant feit aan dit gegeven gebonden; één die voor een manager een regelrechte openbaring zal zijn. Omdat aan alles wat we zien, een relatie te koppelen is aan onszelf, kunnen we concluderen dat ieder ‘iets’ in onze belevingswereld voorzien is van informatie. Dit betekent dat de benodigde grondstof voor de begeerde kennis overal aanwezig is! En in een onuitputbare bron nog ook!

Echter is de informatie als grondstof nog onbewerkt en ‘ruw’; hoewel de bron onuitputtelijk is, is het concentraat ‘nuttig’ niet overal in dezelfde hoeveelheid aanwezig. Het is daarom belangrijk om de informatie te winnen die de meeste rentaliteit heeft (de moeite waard) dan in volume (hoeveelheid). Een manager zal dus strategisch moeten ‘boren’ in zijn gebied van verantwoordelijkheid; want hoe beter de kwaliteit van de informatie, des te krachtiger wordt de kennis als eindproduct.

Net als een fossiele brandstof, weet iedereen wel wat informatie is; het wordt 24/7/365 gebruikt, uitgewisseld, gegenereerd en afgestoten door elk ‘iets’ in het universum. Maar de daadwerkelijke winning van informatie is een zowel subtiele kunst als bruut machtsvertoon – gereserveerd voor het korps van supermanagers in de WMWW.

                        “Wij Meten,Wij Weten.”

Wanneer meten wij, als manager? Overal waar we potentieel een bron zien van ‘nuttig’ concentraat aan informatie. Waar meten wij, als manager? In ieder gebied dat voldoet aan de volgende criteria:

-       waar er kosten worden gemaakt gedurende het jaar

-       waar een kernactiviteit wordt uitgevoerd

-       waar hulpbronnen binnenkomen en uitgaan
                                                             (uit het Handboek voor Super Managers,
                                                              2020 ©Sam Rain)

Meten is objectief; hoewel je eindeloos kunt discussiëren hoe breed of nauw je de criteria kunt maken, zijn de bovengenoemde 3 criteria de belletjes (of bliepjes) die de aanwijzing geven voor een potentiële bron van ‘nuttige’ informatie. Objectiviteit houd ook in dat je de grondstof wint voor de grondstof zelf; wanneer informatie slechts één doel dient, corrupteert het. De kennis die smelt in je mond en niet in de hand, wordt vers gemaakt van ongecorrupteerde informatie; pure kennis, kennis met hazelnoot en melkkennis.

Dan rest er alleen nog hoe men moet meten als een professional. Alles wat beweegt in tijd, is een proces. As iets niet doet, maar wel kost – dan doet het iets (kosten genereren). Een machine of mens genereren kosten gedurende hun boekhoudkundige levensduur. Beide verrichten zij processen. Een proces levert altijd wat op (winst, verlies). Een proces kost vermogen en levert vermogen op. Binnen het gebied waar we willen meten, bepalen we de volgende indicatoren:

-       wat kost het proces? (totaal, modulair)

-       wie voert het proces uit? (wat kost de uitvoerder)

-       hoe lang duurt het proces om te voltooien? (totaal, modulair)

-       hoe veel processen worden er uitgevoerd (per uur, per dag / week / maand / kwartaal).

Als je diverse metingen hebt uitgevoerd, kun je ze verwerken in een rapport; een rapport gebaseerd op feiten maakt meer los, dan een op ruwe schattingen.

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Management, weten, rapporten

Consultancy als vaardigheid: Tips om een presentatie te geven

“Presenteren doe je met overtuigingskracht – en wat hulpmiddelen”
                                                                                                        - Sam Rain

Om effectief te presenteren zijn er een aantal hulpmiddelen welke het resultaat op positieve wijze kunnen beïnvloeden. Daarom een paar nuttige tips voor presentatoren in spé.

1.     Verbaliteit. De kunst van goed spreken zit in kleine dingen: gebruik geen onnodige moeilijke woorden, vakjargon – maar wees ook geen ultieme ‘purist’; sommige woorden zijn goed ingeburgerd – en maak van de presentatie geen verklarende woordenlijst. Korte zinnen zijn beter dan een pleidooi en voorkom te snel spreken.

2.     Dress code. Goed overkomen is het halve werk. Een clown of een stijve Harry werken eerder afleidend; de aandacht hoort bij de informatie en niet bij de informatieverstrekker. Verzorgd zijn maakt een presentator ‘betrouwbaar’; het effectieve van presenteren zit in vertrouwen.

3.     Publiekkennis. Weet met wie je spreekt; een ouder publiek is geduldiger dan een jong publiek. Een groot publiek verwacht formeel aangesproken te worden, terwijl een klein publiek liever de persoonlijke versie hoort.

4.     Associatie. Gebruik alledaagse voorbeelden; Utopia verhalen geloven mensen zelden; vooral het ‘nuchtere’ Nederlandse publiek. Stem afbeeldingen af op de informatie. Een plaatje van een ‘leuk’ aapje terwijl het over appels gaat is geen slimme zet: mensen slaan ook onderbewust informatie op.

5.     Zelfkennis. Weet wat je verkoopt; een grote dooddoener bij onvoorbereide presentatoren is het bekijken van hun eigen ‘sheet’ en uit de losse pols informatie verschaffen, zo kom je onverschillig en chaotisch over (en dus onbetrouwbaar). Gebruik kaartjes met steekwoorden en bestudeer de materie goed, voorkom dat je verkeerde informatie verschaft.

6.     Beknopt. Blijf onder de grens van 3 minuten. De periode van concentratie is beperkt bij mensen, lange verhalen worden vaak saai en verliezen kracht. Vaak hebben presentaties niet veel tijd, en zo kom je nooit in tijdsnood.

7.     Poseer. Lichaamstaal spreekt voor zich; heb een ontspannen houding en gebruik deels de handen om kleur te geven aan je dynamiek. Teveel bewegen leidt onnodig af, wees geen clown of stijve Harry.

8.     Perspectief. Vaak zegt men om de focus te leggen op een ‘onzichtbare lijn’ boven je publiek, maar zo mis je wel het nodige oogcontact. Kijk daarom in het midden van je publiek en centreer, kijk van rechts naar links en stop af en toe bij een willekeurig persoon.

9.     Defensief. Breng mogelijke vragen in kaart en werk deze uit tot een kort en bondig antwoord. Voor de zwakke punten is het de kunst om ze een goede argumentatie te geven; zo lijken ze positief.

10.  Humor. IJsbrekers zijn niet vaak weg te denken en veel presentatoren beginnen met een grapje. Echter de kunst van goede humor zit in de suikerlaag; een woordspeling of onwaarschijnlijk voorbeeld tot sarcasme. Hou het wel ten alle tijde beschaafd en niet kwetsend.

11.  Omgeving. Zorg voor werkende apparaten, test de microfoon of akoestiek voor er publiek is. Voorkom nare scenario’s door in geval van een beamer – laptop aansluiting dat alle andere programma’s beëindigd zijn. Als alles werkt, heb je ook minder zenuwen.

12.  Spraakwater. Voor langere presentaties houd je 1 a 2 flesjes water bij de hand, van praten krijg je een droge mond en ga je klinken als een schorre pad na verloop van tijd.

13.  Rust. Neem voldoende rust voor een presentatie; mediteer 10 a 15 minuten voordat je begint en zorg ervoor dat je de nacht ervoor goed geslapen hebt. Rust verhoogd namelijk je concentratievermogen.

14.  Beleefdheid. Verwelkom je publiek en bedank ze voor hun tijd; ook bij het afscheid is een bedankje op zijn plaats voor het luisteren.

15.  Feedback. Nodig in het begin een kennis uit, of vraag na de presentatie informeel aan een aantal mensen wat ze ervan vonden. Kritiek kan soms lastig zijn, maar is belangrijk voor je groei in presenteren.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Presenteren

Consultancy als vaardigheid: Een product presentatie geven

“ Seeing is believing; daarom werken presentaties”
                                                                                    - Sam Rain

Of het nu gaat om een idee, een investeringsplan of een nieuw product; de presentatie bepaald het succes. Voordat mensen tot een beslissing komen hebben ze informatie nodig. Presenteren klinkt vaak alsof men de functie moet overnemen zoals op televisie (dat dichterbij gastheer/vrouw of ceremoniemeester komt) maar presenteren is een vak apart. Doelbewust wordt het publiek voorzien van alle nuttige ‘weetjes’. Argumenten voor aanschaf en de ruimte voor vragen. Vooral in de zakenwereld wordt er kundig gespeeld met visuele informatie, zoals een fotomodel die het product aanprijst op een knalrode display.

Voordat iemand kan presenteren heeft hij of zij de nodige informatie nodig: de achtergrond en ontstaan van het onderwerp, de sterke en de zwakke punten en het type publiek voor wie de presentatie bestemd is. Publiek is het eindpunt van de boodschap die de presentator verspreidt; het is daarom belangrijk om daarop in te spelen. Een groot publiek van mannen of vrouwen heeft namelijk zijn eigen valkuilen; mannen hebben vaak interesse in pragmatische informatie, terwijl vrouwen meer reageren op gevoelsmatige informatie. Een voorbeeld is een auto reclame; omdat mannen meer auto’s verslijten in hun leven behoren zij tot de grootste groep en wordt vooral het vermogen belicht en de kleur ‘mannelijk’ gehouden. Een modeblad richt zijn pijlen op vrouwelijk publiek waarbij de kleuren feller zijn en er smaakvol wordt geposeerd; de focus ligt op de ‘trend’, de mening van ontwerpers over de mode die als norm wordt genomen.

Een presentatie begint daarom met de wetenschap wie er gaat ‘luisteren’. Dit betekent feitelijk dat mensen op verschillende manieren toegankelijk zijn: we luisteren met heel ons lichaam, presentatoren kiezen welke zintuigen er geprikkeld gaan worden. Voordat deze in kaart gebracht kunnen worden, moet de informatie geabsorbeerd worden; de kern van de presentatie en de volgorde zijn van groot belang, het is alsof men een spontaan verhaal verteld. Een gebruikelijke methode is het gebruik van ‘kaartjes’ waar een kernpunt per kaart staat waardoor de presentator het ingestudeerde verhaal kan opdreunen zonder te veel nadenken over de ‘rode draad’ en een vloeiende presentatie kan geven. Daarnaast zijn er bekende programma’s zoals PowerPoint™ of KeyNote™, welke niet alleen nuttige ‘kaartjes’ kunnen digitaliseren maar ook informatie kan ‘delen’ met het publiek via een groot scherm. Echter is de presentatie altijd afhankelijk van de presentator. We geloven eerder mensen dan letters op een scherm. De dynamiek tussen presentator en gedeelde informatie maken het geheel tot leven.

De volgorde van presenteren is vrij om te bepalen, het hangt van de stijl af die de presentator hanteert. Een typische zakelijk stijl is bijvoorbeeld als volgt opgebouwd:

-       welkomstboodschap

-       agendapunten / aandachtspunten

-       bedrijf waar het product van afkomstig is

-       de presentator (persoonlijke achtergrond)

-       de algemene beschrijving van het product

-       de verkoopargumenten op een rij

-       beknopte details per verkoopargument

-       verdere informatiebronnen

-       ruimte voor vragen.

Soms wijken ervaren presentatoren hiervan af. Wanneer ze bekend zijn vertellen ze zelden nog over hun achtergrond of vervangen ze verkoopargumenten met ‘use cases’ (een situatie waarin het product gebruikt kan worden) of voegen een lijst van tevreden klanten toe. Humor kan worden toegepast zo lang het maar niet afleidt van de echte informatie. Slechte of schuine grappen kunnen een goede presentatie ruineren.

Presenteren is een praktijkvak, het wordt alleen een vaardigheid door het vaak te doen. Geen spiegel kan de vele ogen en spanning vervangen. Het helpt ook om in hetgeen te geloven wat je presenteert, het draait immers om overtuigingskracht. Wat je zelf goed ving is makkelijker om over te praten.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave voor alle artikelen!

©SamRain
Presentatie geven

Consultancy als vaardigheid: De kracht in een gesprek houden

“Spreken is zilver, zwijgen is goud; luisteren en anticiperen zijn platina”                                                                                                                                 - Sam Rain

Als consultant sta je vaak blootgesteld aan dialoog of discussie. Soms kan de tegenpartij erg intimiderend overkomen en wordt de regie geleid door bijvoorbeeld de opdrachtgever, met alle nadelige consequenties. Communicatie regisseren is een vaardigheid; iedereen kan het leren en het is in elke situatie toepasbaar. Het is een kwestie van herkennen, anticiperen en toepassen.

Een stukje psychologie: mensen gedragen zich in diverse ‘modi’ om met dagelijkse situaties om te gaan. Deze ‘modi’ ontwikkelen zich gedurende hun jeugd. Invloed van ouders, school en andere sociale factoren spelen daarbij de grootste rol. Er zijn drie typische modi voor iedere volwassene: de modus van ontspanning (de volwassen staat), die van dominantie (de ouderlijke staat) en de modus van onderwerping (de kinderlijke staat). Ieder mens zal zich in een bepaalde staat bevinden gedurende een discussie, helaas zal dit niet altijd de volwassen staat zijn, welke een consultant ambieert.

De ouderlijke staat is een dominante positie die mensen innemen wanneer zij actief hun zin willen doordringen, rekening houden met alleen zichzelf. De kinderlijke staat plaatst iemand in een ‘slachtofferrol’ om door middel van emotionele chantage te manipuleren tot ze hun doel hebben bereikt. De volwassen staat gaat voor eigen beweegredenen, echter staat deze open voor compromis. Deze modus is de kern van elk mens, zolang deze ontspannen is. Elk persoon denkt bij voorkeur in de eerste plaats aan zichzelf; men wilt het ‘ego’ immers bevredigen.

De kracht van een gesprek zit in het herkennen van deze ego-modi. Als twee partijen zich in een kinderlijke staat bevinden, uit het op een welles-nietes (net zoals bij twee ouderlijke modi) en dus frustratie. Daarom zal een ‘mediator’ altijd de volwassen staat moeten behouden om niet ondergesneeuwd te worden als korte termijn doelstelling. Binnen afzienbare tijd zal dezelfde proberen te pogen om de tegenpartij in dezelfde modus te krijgen.

De ouderlijke staat domineren helpt niet. Vaak zijn het uitbarstingen van emotie en een redmiddel om controle te krijgen over een situatie waardoor men snel wilt vallen in de kinderlijke staat om zich defensief op te stellen of zelfs te onderwerpen. De ouderlijke staat zoekt daarom grip; geef het de geruststelling met argumenten, een gevoel van controle dat de ‘machteloosheid’ te niet doet. Wanneer de ouderlijke staat te niet wordt gedaan kan deze terugkomen in de ontspannen modus, nu kan er onderhandelt worden.

De kinderlijke staat oefent druk uit op de tegenpartij om gebruik te maken van zijn of haar middelen. Het erkent dat het geen controle heeft, maar zal koste wat het kost dusdanig manipuleren om de beweging te maken wat hen het beste uitkomt. Mensen zijn van nature hier gevoelig voor. Men wilt immers graag helpen; echter hebben ze niet door dat ze bewust gemanipuleerd worden. Door de ouderlijke staat van dominantie te gebruiken, wordt de kinderlijke staat nietig; er valt niet te onderhandelen en ze zijn al bewust dat zij de controle niet hebben. Wanneer dit punt is bereikt, dient de kinderlijke staat geen doel meer, en neigt zich dan naar de ontspannen modus.

De volwassen staat intimideert niet en laat zich ook niet intimideren. Vooral ontspanning is de sleutel; lichaamsstaal beïnvloed meer dan men zou denken. Verbaliteit is slechts 10% van de communicatie. Wanneer men alle drie de modi begrijpt en herkent is het mogelijk om allen ook toe te passen om bewust controle uit te voeren in iedere situatie; veel mensen zijn zich er namelijk niet bewust van wanneer zijzelf of anderen in een dergelijke modus bevinden.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor het overzicht van alle artikelen!

©SamRain
Communicatie

Consultancy als vaardigheid: Initieel contact maken

“De eerste indruk is belangrijk – het leidt naar een mogelijke tweede”
                                                                                                            - Sam Rain

De initiële contacten zijn vaak schriftelijke voorstellen; net zoals reclamefolders in de bus vallen, een post wordt geplaatst in de supermarkt of een advertentie in de krant, is het doel om producten en/of diensten bekend te maken. Soms gebeurd dit passsief en onpersoonlijk, zoals een radio of tv commercial, of actief gericht op specifieke personen geselecteerd uit een ‘interesse’ bestand. Consultants zijn netwerkers en reageren vaak actief. Door een ‘lead’ proberen ze een afspraak te maken; iemand die geïnteresseerd is in advies maar nog geen invulling heeft gevonden. Vaak zijn deze ‘leads’ uit de tweede of derde laag van hun eigen netwerk. Geen wonder dat consultants ook echte netwerkers zijn.

Een ‘letter of engagement’ of initieel contact is een schriftelijke aanbieding van diensten. Het lijkt op een sollicitatiebrief met als grootste verschil zijn formele natuur; de nadruk ligt op de dienst in plaats van de persoon. Het doel is wel gemeenschappelijk; de interesse moet dusdanig zijn dat de ontvanger contact opneemt met de verzender voor een inhoudelijke afspraak.

Deze afspraak hoeft niet perse bij de ontvanger plaats te vinden; vaak zijn ze verhuld in de vorm van een uitnodiging voor een lezing of ‘breakfast’ die afgestemd zijn op de interesse van de ontvanger. Termen zoals een ‘vrijblijvend oriëntatie gesprek’ zijn ook niet onbekend, alles wordt aangewend om een voet tussen de deur te krijgen. Het initieel contact is daarom een compacte commercial en dient dus ook zo bedacht te worden. Schriftelijke communicatie wordt voornamelijk oppervlakkig gelezen, de lezer raakt snel ongeïnteresseerd.

Het begint met de titel; kan de boodschap geformuleerd worden tot een enkele zin? Email wordt vooral op de titel beoordeelt; ‘aanbieding’ of ‘voorstel’ zijn niet genoeg. Een vraag kan interesse opwekken en werkt net zoals de koptekst van een tabloid. Een ‘statement’ brengt een boek aan gedetailleerde informatie zoals bij een krant of nieuwssite.

De tekst moet ‘lichtgewicht’ zijn; grote blokken teksten ogen vermoeiend en lezers van e-mail zijn meestal lui. Paragrafen maken de tekst meer leesbaar, begin de alinea daarom met een alinea-omvattende zin, alsof het een koptekst zou moeten zijn voor de desbetreffende alinea.

Houd rekening met mobiele gebruikers; te veel grafisch geweld maakt de boodschap onleesbaar en smartphone gebruikers houden niet van scrollen om voorbij dat grote logo te komen. Ook grote bijlagen moeten vermeden worden, voeg geen 200 pagina lange brochures toe in PDF formaat, maar een ‘factsheet’ en de vraag of de ontvanger de gedetailleerde brochure wilt ontvangen.

Contactgegevens zijn belangrijk; voeg naast het telefoonnummer ook de website toe en de hyperlinks naar social media. Plaats ze onder het bericht, waar ze verwacht worden. Vergeet ook geen ‘disclaimer’ bij het bericht te plaatsen; zoals dat de e-mail vertrouwelijke informatie bevat en zo behandelt dient te worden. Ook op aanbiedingen en dergelijke is er sprake van auteursrecht.

De stijl is afhankelijk van de consultant; een informele methode moet staven met de contactpersoon en de verzender. Bij twijfel altijd de formele stijl hanteren. Beter over-the-top beleefd dan overkomen als een slijmjurk. Speels wel in op de persoon dan het bedrijf, het is altijd een mens die het bericht beoordeeld.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain

Initieel contact 

Consultancy als vaardigheid: Jezelf presenteren

“Dress to impress, als een stuk van Rembrandt – niet Picasso”
                                                                                      - Sam Rain

Zakelijk overkomen is een belangrijke factor in zaken doen. Bijna 90% van de commercie is namelijk non-verbaal en wordt een boek wél vaak beoordeelt op zijn of haar omslag. Voor buitenstaanders lijkt het beeld vaak vertekend door de IBM-cultuur; strak in pak, leasewagen en laptoptas lijkt dan de norm. Formeel overkomen straalt professionaliteit uit en werkt als een visitekaartje – en het werkt.

Net zoals in veel aspecten in het leven gaat het eerder om balans dan het uiterste zoeken in de norm, zo ook in kleding. Een ‘stijve Harry’ of een ‘droge druif’ uitstralen werkt in de consultancy namelijk averechts; advies en expertise inbrengen betekent creativiteit. Het is voor een consultant een zeer belangrijke taak om ‘toegankelijk’ te lijken, neutraal en toch een autoriteit. Deze drie ‘beelden’ staan ver van elkaar en een specifieke stijl is er niet; een ware opgave voor een consultant begint daarom al bij het vinden van een oplossing voor dit proleem.

Het allerbelangrijkste is comfort; wanneer je als consultant niet prettig voelt, straal je dat ook uit. Daarna komt de oppervlakkige laag dat de zogenaamde professionaliteit uitstraalt: het kostuum of mantelpak. Een donkere kleur is hierbij de norm, vooral bij het bovenlichaam: zwart, grijs, bruin of blauw. Zwart is een ‘veilige’ kleur, gevolgd door donkerblauw. Het doel is om wel op te vallen in een vergaderruimte, maar niet de publiekstrekker te zijn. Hetzelfde geldt voor schoeisel: gympies en stiletto’s zijn uit den boze (tenzij je kapsel nog extroverter is), maar schoenen uit de jaren ’60 slaan ook de plank mis. Tip: koop eerst de schoenen voor je een kostuum aanschaft; geen pak maakt indruk als je loopt als Donald Duck. Riemen combineer je met de kleur van je schoenen (en dus niet met de kleur van je broek) en bij voorkeur het motief/oppervlak ook.

De poort van toegankelijkheid zit in details: een das, een sjaal van een kleurencombinatie of geen das (maar wel kleur rond de hals) geven een persoonlijke ‘touch’; de mens in het harnas wordt belicht op deze manier. Sieraden geven het tegenstrijdige effect; ze markeren het individu (en dus het ego) en richten zich niet op de mensen om zich heen. Zo maakt een felgele sjaal andere reacties op (positief) dan een duidelijk zichtbare gouden ketting (negatief).

Autoriteit zit in de draagwijze van kleiding: een jasje geknoopt laten creëert een monologe communicatie; geen jasje, een informele dialoog. Een neutrale kleur (wit) verwerkt in de bovenkleding doet dit eveneens; hoe meer wit men ‘laat zien’, hoe dichter men bij de mensen staat, echter ook duidelijk laat zien ‘who is boss’. Donkere kleuren zoals bruin, blauw en paars geven passief leiderschap af, terwijl een rode kleur actief leiderschap uitstraalt. Neutraal zijn de lichte varianten van blauw/wit of roze/wit. Vaak denkt men in het kiezen van kleuren die passen bij het bedrijfslogo; dit kan soms in het voordeel werken in een groep, echter zal een consultant de voorkeur hebben om tussen de groep uit te steken, zonder er een fanfare voor nodig te hebben.

Fashion flaters zijn geen uitzondering; maar fashion statements maken je ook niet meteen een goede consultant. It is better to wear vintage right, than designers’ wrong. Consultancy is geen modeshow; maar net zoals alle vaardigheden draagt een beetje bewustzijn mee in de selectie door opdrachtgevers die het zullen moeten doen aan de hand van een ‘pitch’, een toetsbare ervaring en de omslag van deze. De cultuur van veel bedrijven is ‘business casual’ echter ben je als consultant altijd een externe. En men verwacht voor het geld dat men betaald minimaal een degelijke verpakking.

Goede merken kostuums: Hugo Boss, McGregor, Van Santen en Stanton.
Too much: Dolce&Gabbana, Versace en Armani.
Don’t: C&A, P&C, Joop!, V&D (en alles zonder degelijke voering).

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Jezelf presenteren

Consultancy als vaardigheid: het 'verkooppraatje'

“Beter één vogel in de hand, dan geen hand”
                                                             - Urbanus

De ‘sales pitch’, oftewel het verkooppraatje wordt vaak gezien als een gladde jongens vaardigheid. Echter zal een ieder die de arbeidsmarkt betreedt zichzelf weleens hebben moeten ‘verkopen’. Vaak wordt het verkooppraatje afgedaan als een ingestudeerd stukje monoloog, terwijl een goede voorbereiding slechts het halve werk is.

In de consultancy verkoopt men ‘advies’; expertise wordt als een dienst geleverd en vaak over een langere periode, wanneer een opdrachtgever wensen heeft op het gebied van visie en strategie. Een consultant hoort daarom voor ieder expertise gebied dat hij of zij wilt slijten met een goed verhaal te komen; een brochure maakt het verhaal verder af, en werkt als een betrouwbare getuige van het eerder afgestoken verhaal.

Presenteren is een vak; informatie die verbaal wordt uitgewisseld hoort duidelijk en beknopt te zijn. Daarnaast moet de informatie ook interessant zijn; het verhaal moet niet alleen kloppen, maar vooral boeien. Mensen vinden informatie pas interessant als het betrekking tot henzelf heeft. Deze interesse onderzoeken is daarom één van de fundamenten van iedere ‘pitch’.

Bedrijven, groot of klein, jagen dezelfde doelen na: ze willen hun winst vergroten, groeien qua marktaandeel en zo min mogelijk kosten maken. Daarom besteden ze veel tijd en geld in zaken als marketing, management en productie; de interne organisatie draait immers om de kernactiviteiten. Het belang om de industrie te kennen, de organisatie vorm te kunnen reconstrueren en de diensten en/of producten van het bedrijf te begrijpen is groot om de interessegebieden goed in kaart te brengen. Vanuit deze interessegebieden kan er een basis gelegd worden aan de verkoopargumenten.

Verkoopargumenten zijn de beweegredenen om een product of dienst af te willen nemen; deze ‘voordelen’ worden op zo’n manier belicht om ze aantrekkelijk te maken. In het geval van consultancy gaat het om dienstverlening, waar deze beweegredenen vooral liggen in de ervaring, kwaliteit en prijs. Omdat intellectueel eigendom geen houdbaarheidsdatum kent, wordt de prijs/kwaliteit verhouding vaak gelijk gesteld met de ervaring. Om de aangeboden diensten aantrekkelijker te maken werken consultants vaak met partners om een totaal oplossing te bieden.

Het verkooppraatje legt zijn basis in het beknopt vertellen over de verkoopargumenten, wie de dienst levert en waar meer informatie verkregen kan worden. Een variant van het verkooppraatje is bijvoorbeeld de ‘elevator pitch’, waar men probeert in 2 minuten (de tijd die de lift in een wolkenkrabber nodig heeft om van de begane grond naar de directie verdieping te komen). De ‘elevator pitch’ begint met het zichzelf voorstellen, gevolgd door het gebied van expertise en twee of drie verkoopargumenten en eindigend in het geven van een visitekaartje voor eventueel contact. In de Nederlandse industrie gaat het vaak anders dan in de ‘Amerikaanse’ stijl van de elevator pitch. Het blijft echter een goed principe om te beheersen. Een grote valkuil is dan het ook generiek willen toepasen op jan-en-alleman. Een ‘elevator pitch’ is pas een effectief middel na een beetje ‘lobbyisme’ waardoor men al enige voorkennis bezit van de persoon voor wie het verhaal bedoeld is. Een praktisch voorbeeld van een hele korte ‘pitch’ is als volgt:

“Goedmiddag, ik ben meneer X en ben consultant op het gebied van Y. Ik heb begrepen dat uw principe Z kennis zoekt in onder andere Y; vanwege mijn ervaring in het toepassen van Y in soortgelijke projecten, ben ik ervan overtuigd een goede match te zijn met uw bedrijf en visie. Daarnaast werk ik nauw samen met partners A,B en C en werken sneller dan concurrent F en G. Als u interesse heeft in een vrijblijvend gesprek waar ik dit nader kan toelichten of mijn presentatie op locatie D wilt bijwonen, kunt u mij via nummer E bereiken voor een afspraak of reservering.”

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Verkooppraatje