Communiceren zoals het moet-2

Resultaten zijn er om te presenteren

“Kleren maken de man, resultaten de manager.”
                                                                        - Sam Rain

Als manager los je incidenten op; hier en daar druk je het de kop in en soms smoor je het nog voor de kiem. Het probleem van problemen is dat wanneer ze zijn opgelost er niet meer over nagedacht wordt. Resultaten tellen; je ‘track-record’ bevat hoogtepunten, waar je qua competenties en vaardigheden hebt bewezen dat je ze kunt toepassen. Niet alleen ‘miljoenenbesparingen’ zijn highlights!

Managers worden geprezen of gehaat omwillen van resultaten. Resultaten spreken over de gang van zaken in historische feiten. Zo kan iedere manager zijn of haar competenties voordragen, maar er hakt niets zo goed in als een ‘winning formula’. Niet alleen het bestuur zul je moeten overtuigen, maar ook je collega’s waar je verantwoordelijk over bent. “There is no I in team” – de zegen en vloek van iedere manager: de kapitein is géén eerste man zonder de roeiers.

Een ‘resultaat’ is als middel in communicatie het beste te gebruiken als anekdote. Zoals ieder verhaal is er sprake van een onderwerp, acteurs, locatie, opsomming van gebeurtenissen en een ‘einde’. Toevoegend kan er tijd aan gekoppeld worden om het verhaal relevant te maken aan de toepasbaarheid.
In 2009 leverde software product X zoveel problemen op, dat we bijna teruggrepen naar papier en fax. Echter, door onze deskundigen konden we met product Y het probleem oplossen voor 80% met een kleine investering. Dit leverde een acceptabele ‘tussentijdse’ oplossing, terwijl we een langere termijn oplossing konden onderzoeken.
Het onderwerp gaat over productieproblematiek – het geheel bevat een duidelijk resultaat: zonder beslissingen, geen ‘happy endings’.

Deze ‘verhaaltjes’ hebben veel weg van een ‘business case’; ze beargumenteren de competentie van leiderschap op grond van feiten. Zulke resultaten zijn goede motivatie om een beslissing te verdedigen of een indicatie te geven van potentiële (goede) verwachtingen. Daarom hebben ze ook een grotere kans van slagen, dan alleen het ‘goede’ idee; historische feiten bieden géén garanties – maar kweken enorme ‘goodwill’.

Documenteer daarom situaties in verhalende, korte vorm. Archiveer deze minuscule ‘casestudies’ om je strategie te ondersteunen als motivatie over je competenties. In 60 woorden kunnen vertellen, zonder PowerPoint, waarom je strategie zal werken, levert het nodige gewicht in een overleg.

Beslissingen zijn het kruispunt voor situaties. Situaties evalueert men aan de hand van aanvullende informatie. Het zijn de situaties die veelal herkenbaar zijn en het is aannemelijk dat er weinig animo zal zijn voor slechte resultaten. Toch kunnen ‘bad endings’ ook productief zijn – zoals in het geval van een strategie die bevochten moet worden. Resultaatverhaaltjes doen het beter dan de voordeel/nadeel opsomming en refereren op allerlei niveaus naar nog meer informatie zonder compactheid te verliezen.

Neem daarom ook de tijd om opgeloste situaties zelf te comprimeren; houd de informatie beperkt en vermijd ‘ik’. Situatieschets, gevolgd door potentieel gevaar, beslissing, resultaat. Gebruik zoveel mogelijk je eigen ervaringen, hoe vergelijkbaar die ook is met anderen; niet onvaak wilt men ‘wat meer’ horen, of stelt men vragen naar vergelijkbaarheid.

Ook in een kwartaal recapitulatie zijn resultaten in verhaalvorm handig; vooral als de cijfers een keertje tegenvallen.

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor een inhoudsopgave naar alle artikelen!

©SamRain
Resultaten communiceren

Consultancy als vaardigheid: Tips om een presentatie te geven

“Presenteren doe je met overtuigingskracht – en wat hulpmiddelen”
                                                                                                        - Sam Rain

Om effectief te presenteren zijn er een aantal hulpmiddelen welke het resultaat op positieve wijze kunnen beïnvloeden. Daarom een paar nuttige tips voor presentatoren in spé.

1.     Verbaliteit. De kunst van goed spreken zit in kleine dingen: gebruik geen onnodige moeilijke woorden, vakjargon – maar wees ook geen ultieme ‘purist’; sommige woorden zijn goed ingeburgerd – en maak van de presentatie geen verklarende woordenlijst. Korte zinnen zijn beter dan een pleidooi en voorkom te snel spreken.

2.     Dress code. Goed overkomen is het halve werk. Een clown of een stijve Harry werken eerder afleidend; de aandacht hoort bij de informatie en niet bij de informatieverstrekker. Verzorgd zijn maakt een presentator ‘betrouwbaar’; het effectieve van presenteren zit in vertrouwen.

3.     Publiekkennis. Weet met wie je spreekt; een ouder publiek is geduldiger dan een jong publiek. Een groot publiek verwacht formeel aangesproken te worden, terwijl een klein publiek liever de persoonlijke versie hoort.

4.     Associatie. Gebruik alledaagse voorbeelden; Utopia verhalen geloven mensen zelden; vooral het ‘nuchtere’ Nederlandse publiek. Stem afbeeldingen af op de informatie. Een plaatje van een ‘leuk’ aapje terwijl het over appels gaat is geen slimme zet: mensen slaan ook onderbewust informatie op.

5.     Zelfkennis. Weet wat je verkoopt; een grote dooddoener bij onvoorbereide presentatoren is het bekijken van hun eigen ‘sheet’ en uit de losse pols informatie verschaffen, zo kom je onverschillig en chaotisch over (en dus onbetrouwbaar). Gebruik kaartjes met steekwoorden en bestudeer de materie goed, voorkom dat je verkeerde informatie verschaft.

6.     Beknopt. Blijf onder de grens van 3 minuten. De periode van concentratie is beperkt bij mensen, lange verhalen worden vaak saai en verliezen kracht. Vaak hebben presentaties niet veel tijd, en zo kom je nooit in tijdsnood.

7.     Poseer. Lichaamstaal spreekt voor zich; heb een ontspannen houding en gebruik deels de handen om kleur te geven aan je dynamiek. Teveel bewegen leidt onnodig af, wees geen clown of stijve Harry.

8.     Perspectief. Vaak zegt men om de focus te leggen op een ‘onzichtbare lijn’ boven je publiek, maar zo mis je wel het nodige oogcontact. Kijk daarom in het midden van je publiek en centreer, kijk van rechts naar links en stop af en toe bij een willekeurig persoon.

9.     Defensief. Breng mogelijke vragen in kaart en werk deze uit tot een kort en bondig antwoord. Voor de zwakke punten is het de kunst om ze een goede argumentatie te geven; zo lijken ze positief.

10.  Humor. IJsbrekers zijn niet vaak weg te denken en veel presentatoren beginnen met een grapje. Echter de kunst van goede humor zit in de suikerlaag; een woordspeling of onwaarschijnlijk voorbeeld tot sarcasme. Hou het wel ten alle tijde beschaafd en niet kwetsend.

11.  Omgeving. Zorg voor werkende apparaten, test de microfoon of akoestiek voor er publiek is. Voorkom nare scenario’s door in geval van een beamer – laptop aansluiting dat alle andere programma’s beëindigd zijn. Als alles werkt, heb je ook minder zenuwen.

12.  Spraakwater. Voor langere presentaties houd je 1 a 2 flesjes water bij de hand, van praten krijg je een droge mond en ga je klinken als een schorre pad na verloop van tijd.

13.  Rust. Neem voldoende rust voor een presentatie; mediteer 10 a 15 minuten voordat je begint en zorg ervoor dat je de nacht ervoor goed geslapen hebt. Rust verhoogd namelijk je concentratievermogen.

14.  Beleefdheid. Verwelkom je publiek en bedank ze voor hun tijd; ook bij het afscheid is een bedankje op zijn plaats voor het luisteren.

15.  Feedback. Nodig in het begin een kennis uit, of vraag na de presentatie informeel aan een aantal mensen wat ze ervan vonden. Kritiek kan soms lastig zijn, maar is belangrijk voor je groei in presenteren.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Presenteren

Consultancy als vaardigheid: Een product presentatie geven

“ Seeing is believing; daarom werken presentaties”
                                                                                    - Sam Rain

Of het nu gaat om een idee, een investeringsplan of een nieuw product; de presentatie bepaald het succes. Voordat mensen tot een beslissing komen hebben ze informatie nodig. Presenteren klinkt vaak alsof men de functie moet overnemen zoals op televisie (dat dichterbij gastheer/vrouw of ceremoniemeester komt) maar presenteren is een vak apart. Doelbewust wordt het publiek voorzien van alle nuttige ‘weetjes’. Argumenten voor aanschaf en de ruimte voor vragen. Vooral in de zakenwereld wordt er kundig gespeeld met visuele informatie, zoals een fotomodel die het product aanprijst op een knalrode display.

Voordat iemand kan presenteren heeft hij of zij de nodige informatie nodig: de achtergrond en ontstaan van het onderwerp, de sterke en de zwakke punten en het type publiek voor wie de presentatie bestemd is. Publiek is het eindpunt van de boodschap die de presentator verspreidt; het is daarom belangrijk om daarop in te spelen. Een groot publiek van mannen of vrouwen heeft namelijk zijn eigen valkuilen; mannen hebben vaak interesse in pragmatische informatie, terwijl vrouwen meer reageren op gevoelsmatige informatie. Een voorbeeld is een auto reclame; omdat mannen meer auto’s verslijten in hun leven behoren zij tot de grootste groep en wordt vooral het vermogen belicht en de kleur ‘mannelijk’ gehouden. Een modeblad richt zijn pijlen op vrouwelijk publiek waarbij de kleuren feller zijn en er smaakvol wordt geposeerd; de focus ligt op de ‘trend’, de mening van ontwerpers over de mode die als norm wordt genomen.

Een presentatie begint daarom met de wetenschap wie er gaat ‘luisteren’. Dit betekent feitelijk dat mensen op verschillende manieren toegankelijk zijn: we luisteren met heel ons lichaam, presentatoren kiezen welke zintuigen er geprikkeld gaan worden. Voordat deze in kaart gebracht kunnen worden, moet de informatie geabsorbeerd worden; de kern van de presentatie en de volgorde zijn van groot belang, het is alsof men een spontaan verhaal verteld. Een gebruikelijke methode is het gebruik van ‘kaartjes’ waar een kernpunt per kaart staat waardoor de presentator het ingestudeerde verhaal kan opdreunen zonder te veel nadenken over de ‘rode draad’ en een vloeiende presentatie kan geven. Daarnaast zijn er bekende programma’s zoals PowerPoint™ of KeyNote™, welke niet alleen nuttige ‘kaartjes’ kunnen digitaliseren maar ook informatie kan ‘delen’ met het publiek via een groot scherm. Echter is de presentatie altijd afhankelijk van de presentator. We geloven eerder mensen dan letters op een scherm. De dynamiek tussen presentator en gedeelde informatie maken het geheel tot leven.

De volgorde van presenteren is vrij om te bepalen, het hangt van de stijl af die de presentator hanteert. Een typische zakelijk stijl is bijvoorbeeld als volgt opgebouwd:

-       welkomstboodschap

-       agendapunten / aandachtspunten

-       bedrijf waar het product van afkomstig is

-       de presentator (persoonlijke achtergrond)

-       de algemene beschrijving van het product

-       de verkoopargumenten op een rij

-       beknopte details per verkoopargument

-       verdere informatiebronnen

-       ruimte voor vragen.

Soms wijken ervaren presentatoren hiervan af. Wanneer ze bekend zijn vertellen ze zelden nog over hun achtergrond of vervangen ze verkoopargumenten met ‘use cases’ (een situatie waarin het product gebruikt kan worden) of voegen een lijst van tevreden klanten toe. Humor kan worden toegepast zo lang het maar niet afleidt van de echte informatie. Slechte of schuine grappen kunnen een goede presentatie ruineren.

Presenteren is een praktijkvak, het wordt alleen een vaardigheid door het vaak te doen. Geen spiegel kan de vele ogen en spanning vervangen. Het helpt ook om in hetgeen te geloven wat je presenteert, het draait immers om overtuigingskracht. Wat je zelf goed ving is makkelijker om over te praten.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave voor alle artikelen!

©SamRain
Presentatie geven

Consultancy als vaardigheid: Jezelf presenteren

“Dress to impress, als een stuk van Rembrandt – niet Picasso”
                                                                                      - Sam Rain

Zakelijk overkomen is een belangrijke factor in zaken doen. Bijna 90% van de commercie is namelijk non-verbaal en wordt een boek wél vaak beoordeelt op zijn of haar omslag. Voor buitenstaanders lijkt het beeld vaak vertekend door de IBM-cultuur; strak in pak, leasewagen en laptoptas lijkt dan de norm. Formeel overkomen straalt professionaliteit uit en werkt als een visitekaartje – en het werkt.

Net zoals in veel aspecten in het leven gaat het eerder om balans dan het uiterste zoeken in de norm, zo ook in kleding. Een ‘stijve Harry’ of een ‘droge druif’ uitstralen werkt in de consultancy namelijk averechts; advies en expertise inbrengen betekent creativiteit. Het is voor een consultant een zeer belangrijke taak om ‘toegankelijk’ te lijken, neutraal en toch een autoriteit. Deze drie ‘beelden’ staan ver van elkaar en een specifieke stijl is er niet; een ware opgave voor een consultant begint daarom al bij het vinden van een oplossing voor dit proleem.

Het allerbelangrijkste is comfort; wanneer je als consultant niet prettig voelt, straal je dat ook uit. Daarna komt de oppervlakkige laag dat de zogenaamde professionaliteit uitstraalt: het kostuum of mantelpak. Een donkere kleur is hierbij de norm, vooral bij het bovenlichaam: zwart, grijs, bruin of blauw. Zwart is een ‘veilige’ kleur, gevolgd door donkerblauw. Het doel is om wel op te vallen in een vergaderruimte, maar niet de publiekstrekker te zijn. Hetzelfde geldt voor schoeisel: gympies en stiletto’s zijn uit den boze (tenzij je kapsel nog extroverter is), maar schoenen uit de jaren ’60 slaan ook de plank mis. Tip: koop eerst de schoenen voor je een kostuum aanschaft; geen pak maakt indruk als je loopt als Donald Duck. Riemen combineer je met de kleur van je schoenen (en dus niet met de kleur van je broek) en bij voorkeur het motief/oppervlak ook.

De poort van toegankelijkheid zit in details: een das, een sjaal van een kleurencombinatie of geen das (maar wel kleur rond de hals) geven een persoonlijke ‘touch’; de mens in het harnas wordt belicht op deze manier. Sieraden geven het tegenstrijdige effect; ze markeren het individu (en dus het ego) en richten zich niet op de mensen om zich heen. Zo maakt een felgele sjaal andere reacties op (positief) dan een duidelijk zichtbare gouden ketting (negatief).

Autoriteit zit in de draagwijze van kleiding: een jasje geknoopt laten creëert een monologe communicatie; geen jasje, een informele dialoog. Een neutrale kleur (wit) verwerkt in de bovenkleding doet dit eveneens; hoe meer wit men ‘laat zien’, hoe dichter men bij de mensen staat, echter ook duidelijk laat zien ‘who is boss’. Donkere kleuren zoals bruin, blauw en paars geven passief leiderschap af, terwijl een rode kleur actief leiderschap uitstraalt. Neutraal zijn de lichte varianten van blauw/wit of roze/wit. Vaak denkt men in het kiezen van kleuren die passen bij het bedrijfslogo; dit kan soms in het voordeel werken in een groep, echter zal een consultant de voorkeur hebben om tussen de groep uit te steken, zonder er een fanfare voor nodig te hebben.

Fashion flaters zijn geen uitzondering; maar fashion statements maken je ook niet meteen een goede consultant. It is better to wear vintage right, than designers’ wrong. Consultancy is geen modeshow; maar net zoals alle vaardigheden draagt een beetje bewustzijn mee in de selectie door opdrachtgevers die het zullen moeten doen aan de hand van een ‘pitch’, een toetsbare ervaring en de omslag van deze. De cultuur van veel bedrijven is ‘business casual’ echter ben je als consultant altijd een externe. En men verwacht voor het geld dat men betaald minimaal een degelijke verpakking.

Goede merken kostuums: Hugo Boss, McGregor, Van Santen en Stanton.
Too much: Dolce&Gabbana, Versace en Armani.
Don’t: C&A, P&C, Joop!, V&D (en alles zonder degelijke voering).

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Jezelf presenteren

Consultancy als vaardigheid: het 'verkooppraatje'

“Beter één vogel in de hand, dan geen hand”
                                                             - Urbanus

De ‘sales pitch’, oftewel het verkooppraatje wordt vaak gezien als een gladde jongens vaardigheid. Echter zal een ieder die de arbeidsmarkt betreedt zichzelf weleens hebben moeten ‘verkopen’. Vaak wordt het verkooppraatje afgedaan als een ingestudeerd stukje monoloog, terwijl een goede voorbereiding slechts het halve werk is.

In de consultancy verkoopt men ‘advies’; expertise wordt als een dienst geleverd en vaak over een langere periode, wanneer een opdrachtgever wensen heeft op het gebied van visie en strategie. Een consultant hoort daarom voor ieder expertise gebied dat hij of zij wilt slijten met een goed verhaal te komen; een brochure maakt het verhaal verder af, en werkt als een betrouwbare getuige van het eerder afgestoken verhaal.

Presenteren is een vak; informatie die verbaal wordt uitgewisseld hoort duidelijk en beknopt te zijn. Daarnaast moet de informatie ook interessant zijn; het verhaal moet niet alleen kloppen, maar vooral boeien. Mensen vinden informatie pas interessant als het betrekking tot henzelf heeft. Deze interesse onderzoeken is daarom één van de fundamenten van iedere ‘pitch’.

Bedrijven, groot of klein, jagen dezelfde doelen na: ze willen hun winst vergroten, groeien qua marktaandeel en zo min mogelijk kosten maken. Daarom besteden ze veel tijd en geld in zaken als marketing, management en productie; de interne organisatie draait immers om de kernactiviteiten. Het belang om de industrie te kennen, de organisatie vorm te kunnen reconstrueren en de diensten en/of producten van het bedrijf te begrijpen is groot om de interessegebieden goed in kaart te brengen. Vanuit deze interessegebieden kan er een basis gelegd worden aan de verkoopargumenten.

Verkoopargumenten zijn de beweegredenen om een product of dienst af te willen nemen; deze ‘voordelen’ worden op zo’n manier belicht om ze aantrekkelijk te maken. In het geval van consultancy gaat het om dienstverlening, waar deze beweegredenen vooral liggen in de ervaring, kwaliteit en prijs. Omdat intellectueel eigendom geen houdbaarheidsdatum kent, wordt de prijs/kwaliteit verhouding vaak gelijk gesteld met de ervaring. Om de aangeboden diensten aantrekkelijker te maken werken consultants vaak met partners om een totaal oplossing te bieden.

Het verkooppraatje legt zijn basis in het beknopt vertellen over de verkoopargumenten, wie de dienst levert en waar meer informatie verkregen kan worden. Een variant van het verkooppraatje is bijvoorbeeld de ‘elevator pitch’, waar men probeert in 2 minuten (de tijd die de lift in een wolkenkrabber nodig heeft om van de begane grond naar de directie verdieping te komen). De ‘elevator pitch’ begint met het zichzelf voorstellen, gevolgd door het gebied van expertise en twee of drie verkoopargumenten en eindigend in het geven van een visitekaartje voor eventueel contact. In de Nederlandse industrie gaat het vaak anders dan in de ‘Amerikaanse’ stijl van de elevator pitch. Het blijft echter een goed principe om te beheersen. Een grote valkuil is dan het ook generiek willen toepasen op jan-en-alleman. Een ‘elevator pitch’ is pas een effectief middel na een beetje ‘lobbyisme’ waardoor men al enige voorkennis bezit van de persoon voor wie het verhaal bedoeld is. Een praktisch voorbeeld van een hele korte ‘pitch’ is als volgt:

“Goedmiddag, ik ben meneer X en ben consultant op het gebied van Y. Ik heb begrepen dat uw principe Z kennis zoekt in onder andere Y; vanwege mijn ervaring in het toepassen van Y in soortgelijke projecten, ben ik ervan overtuigd een goede match te zijn met uw bedrijf en visie. Daarnaast werk ik nauw samen met partners A,B en C en werken sneller dan concurrent F en G. Als u interesse heeft in een vrijblijvend gesprek waar ik dit nader kan toelichten of mijn presentatie op locatie D wilt bijwonen, kunt u mij via nummer E bereiken voor een afspraak of reservering.”

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Verkooppraatje