Communiceren zoals het moet-2

Resultaten zijn er om te presenteren

“Kleren maken de man, resultaten de manager.”
                                                                        - Sam Rain

Als manager los je incidenten op; hier en daar druk je het de kop in en soms smoor je het nog voor de kiem. Het probleem van problemen is dat wanneer ze zijn opgelost er niet meer over nagedacht wordt. Resultaten tellen; je ‘track-record’ bevat hoogtepunten, waar je qua competenties en vaardigheden hebt bewezen dat je ze kunt toepassen. Niet alleen ‘miljoenenbesparingen’ zijn highlights!

Managers worden geprezen of gehaat omwillen van resultaten. Resultaten spreken over de gang van zaken in historische feiten. Zo kan iedere manager zijn of haar competenties voordragen, maar er hakt niets zo goed in als een ‘winning formula’. Niet alleen het bestuur zul je moeten overtuigen, maar ook je collega’s waar je verantwoordelijk over bent. “There is no I in team” – de zegen en vloek van iedere manager: de kapitein is géén eerste man zonder de roeiers.

Een ‘resultaat’ is als middel in communicatie het beste te gebruiken als anekdote. Zoals ieder verhaal is er sprake van een onderwerp, acteurs, locatie, opsomming van gebeurtenissen en een ‘einde’. Toevoegend kan er tijd aan gekoppeld worden om het verhaal relevant te maken aan de toepasbaarheid.
In 2009 leverde software product X zoveel problemen op, dat we bijna teruggrepen naar papier en fax. Echter, door onze deskundigen konden we met product Y het probleem oplossen voor 80% met een kleine investering. Dit leverde een acceptabele ‘tussentijdse’ oplossing, terwijl we een langere termijn oplossing konden onderzoeken.
Het onderwerp gaat over productieproblematiek – het geheel bevat een duidelijk resultaat: zonder beslissingen, geen ‘happy endings’.

Deze ‘verhaaltjes’ hebben veel weg van een ‘business case’; ze beargumenteren de competentie van leiderschap op grond van feiten. Zulke resultaten zijn goede motivatie om een beslissing te verdedigen of een indicatie te geven van potentiële (goede) verwachtingen. Daarom hebben ze ook een grotere kans van slagen, dan alleen het ‘goede’ idee; historische feiten bieden géén garanties – maar kweken enorme ‘goodwill’.

Documenteer daarom situaties in verhalende, korte vorm. Archiveer deze minuscule ‘casestudies’ om je strategie te ondersteunen als motivatie over je competenties. In 60 woorden kunnen vertellen, zonder PowerPoint, waarom je strategie zal werken, levert het nodige gewicht in een overleg.

Beslissingen zijn het kruispunt voor situaties. Situaties evalueert men aan de hand van aanvullende informatie. Het zijn de situaties die veelal herkenbaar zijn en het is aannemelijk dat er weinig animo zal zijn voor slechte resultaten. Toch kunnen ‘bad endings’ ook productief zijn – zoals in het geval van een strategie die bevochten moet worden. Resultaatverhaaltjes doen het beter dan de voordeel/nadeel opsomming en refereren op allerlei niveaus naar nog meer informatie zonder compactheid te verliezen.

Neem daarom ook de tijd om opgeloste situaties zelf te comprimeren; houd de informatie beperkt en vermijd ‘ik’. Situatieschets, gevolgd door potentieel gevaar, beslissing, resultaat. Gebruik zoveel mogelijk je eigen ervaringen, hoe vergelijkbaar die ook is met anderen; niet onvaak wilt men ‘wat meer’ horen, of stelt men vragen naar vergelijkbaarheid.

Ook in een kwartaal recapitulatie zijn resultaten in verhaalvorm handig; vooral als de cijfers een keertje tegenvallen.

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor een inhoudsopgave naar alle artikelen!

©SamRain
Resultaten communiceren