De oplossing vormgeven: de organisatiescan

“Ken uzelf en uw tegenstander; dan overwint u 100 veldslagen”
                                                                                                - Sun Tzu

Een fundamentele taak voor iedere dienstverlener is het onderzoek in de bedrijfsvoering van de opdrachtgever. Zonder onderzoek is het vormen van een beeld gebaseerd op voorstellingen en aannames, welke vervelend kunnen uitpakken in een later stadium. Nu hoeft dit onderzoek niet het gewicht te hebben zoals het onderzoek tijdens de realisatiefase. Echter zal het resultaat van dit ‘vooronderzoek’ deel uitmaken van het uitgebreide onderzoek als leidraad; het wordt dan ook in vakjargon een ‘scan’ genoemd.

Iedere onderneming valt onder een type industrie. Bekende industrieën zijn: het bankwezen, grondstofverwerking, detailhandel en transport. Afhankelijk van hun grootte is het totaalaanbod wat zij kunnen leveren gelijk aan hun aandeel in de markt. Hoe groter, hoe complexer de organisatie is geconstrueerd, waar bijvoorbeeld een bepaald aandeel is verdeeld over meerdere moederbedrijven (‘Holdings’) en dochterondernemingen (‘branches’). Een ‘scan’ levert hier dus een organigram op, zodat de onderlinge relaties tussen afdelingen en dochterondernemingen duidelijk word. Het voordeel van een dergelijke organigram is dat menselijk kapitaal in beeld wordt gebracht; verantwoordelijkheden, escalatie procedures en gegevensuitwisseling: de ‘rolverdeling’.

Naast een industrie specialisme, hebben ondernemingen een organisatievorm per segment van dienstverlening. Zo’n vorm kan gericht zijn op productie, dienstverlening, projecten of geografische locatie. Het begrijpen van een organisatievorm binnen een afdeling levert dan ook de kerntaken op, de prioriteit van ondersteunende taken en de interne structuur van de opdrachtgever; het ‘operationele inzicht’.

Wanneer de rolverdeling en de organisatievorm bekend zijn, kan er gekeken worden naar de kernactiviteiten; de processen die plaatsvinden en de mate van complexiteit en prioriteit. Deze processen hoeven in een ‘scan’ niet in detail te worden uitgewerkt. De globale activiteiten, de gegevensuitwisseling en de verantwoordelijke rol voor iedere activiteit zijn voldoende. Wel dient er rekening gehouden te worden met ‘impact’ en ‘pijnpunten’ zoals het resultaat van gemaakte fouten binnen het huidig proces (productie stop, dubbel werk, technische storing, derving e.d.) en alle factoren die voor vertraging zorgen. Dit onderdeel van de ‘scan’ levert de ‘huidige processen’ op.

Anno de 21^e eeuw hebben bedrijven al jaren geïnvesteerd in een diversiteit van oplossingen. Software die enige tijd dienst doen om automatisering te vervullen staan meestal rotsvast in de processen. Deze software zal of gekoppeld moeten worden aan de nieuwe oplossing, of geheel vervangen moeten worden. Het is daarom noodzakelijk om deze applicaties in kaart te brengen; de rol die ze vervullen, de voordelen en nadelen, de huidige waarde van licenties en de crucialiteit van hun werking. Als het ware wordt de ‘omgeving’ van de opdrachtgever in kaart gebracht, het huidige ‘ecosysteem’.

Het laatste onderdeel van het ‘vooronderzoek’ staat in het kader van uitzonderingen en werkwijze. Uiteindelijk zullen mensen deel uitmaken van het proces, die op eigen werkwijze deelnemen aan het proces; kantooruren, ploegendienst, flextijden of telewerken. Vaak willen opdrachtgevers controle en inzicht verwerkt hebben in een oplossing, zoals een automatisch gegenereerd rapport. Deze ‘secundaire’ wensen zijn belangrijk; vergeet echter het primaire doel nooit uit het oog.

Uit de ‘organisatiescan’ vloeit belangrijke informatie dat als bron dient te vormen van de conceptuele oplossing; onderzoek levert feiten op, en een oplossing gebaseerd op feiten maakt het pas robuust.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Organisatiescan