Advies geven: effectief rapporteren met vergelijkingen

Consultants zijn er dol op; rapporteren betekend de analyses presenteren zodat management en directie inzicht krijgen in de huidige situatie en de rapportages in zijn geheel als feit wordt gezien.
Bij rapporteren denkt men vaak dat het gaat om een eindconclusie, zoals men gewend is van school. In het bedrijfsleven is een rapport een herhalen nieuwsbericht over de huidige stand van zaken. Vaak proberen de meeste mensen die rapporten op stellen het net iets mooier te presenteren dan nodig; immers bij problematiek komen de ‘vervelende’ vragen zoals ‘hoe is dit mogelijk’ of ‘wie is hiervoor verantwoordelijk’ en mensen willen van nature altijd goed presteren. Echter is een duidelijk rapport niet alleen eerlijker, het is ook een gereedschap om adviezen te beargumenteren zoals een nieuwe strategie. Een consultant denkt in oplossingen, niet in problemen.

Rapportages kunnen verschillen van een enkele pagina tot een volledig filmscript; praktische rapportages zijn zelden langer dan 4 a 5 pagina’s (inclusief voorblad). De lezers van deze rapportages zijn niet geïnteresseerd in details, maar in vergelijkingen; de beste vergelijkingen komen het snelst tot hun recht in een grafiek, zodat incidenten of terugkerende problematiek meteen zichtbaar zijn. Een effectief rapport bevat dus alleen tekst welke toelichting geeft op de feiten die gepresenteerd worden, het ‘wit’ opvullen is dan ook overbodig (grafieken spreken voor zichzelf).

Grafieken worden gemaakt aan de hand van data en deze data moet gebaseerd zijn op feiten. Soms liggen deze voor de hand, zoals een tijdsperiode en productiecijfers; meestal zijn er normen en maten nodig om een goed beeld te illustreren, welke prestatie indicatoren genoemd worden. Zo is er een minimum norm, een gewenst resultaat en de uitzonderingsbepaling. Deze prestatie indicatoren worden op zichzelf bepaald door kritische succesfactoren; het zijn de doelstellingen van de vooraf opgestelde strategie, waarop het rapport dient als evaluatiemiddel.

Als voorbeeld nemen we Sam Taart BV, een franchise dat taarten levert aan detailhandelaren. Om derving te minimaliseren, wilt dit bedrijf ‘on demand’ gaan leveren echter zal het prestatie indicatoren nodig hebben om wel voldoende te produceren voor hun afnemers. De kritische succesfactor is om gelijk te produceren als er wordt afgenomen, waarbij de minimale norm de dagelijkse verwachting is, de uitzonderingsbepaling niet hoger dan twee maal de verwachting om grote derving te voorkomen.

In deze grafiek zien we dat de productie en afname dicht bij elkaar liggen, met als uitzondering dinsdag en zaterdag. Hoewel op het eerste gezicht de verschillen klein lijken, is dit heel normaal in bedrijfsstrategie. Om te illustreren: als 1 taart €5,- kost dan zijn het ongeveer ±10 taarten per week per locatie (detailhandelaar). Als Sam Taart BV 100 vestigingen zou hebben, is de potentiële dervingschade rond de €200.000 per jaar.

Organiseer daarom een rapport als volgt:

-       Titel en datum (waarbij de titel het rapport omschrijft)

-       4 kernactiviteiten van de afdeling / onderneming in grafiekvorm

-       aparte grafiek voor incidenten

-       4 vergelijkingsgrafieken (tussenperiodes, concurrenten, etc.)

-       1 prognosegrafiek (lange termijn verwachting)

Qua opmaak zijn er diverse ‘stijlen’ om rapportages te presenteren. De Amerikaanse stijl is een ‘one pager’; meestal met 4 vergelijkingsgrafieken en 2 taartdiagrammen voor incidenten waar een ‘achterkant’ met de meetpunten, prestatie-indicatoren en andere feiten. Echter zal je in Nederland deze ‘Duitse’ stijl veel vaker tegenkomen.

Meer lezen over Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain

Rapporteren