Advies geven: een voorstel schrijven

Als een bedrijf vertrouwen heeft in de kunde van een consultant en de voorgestelde strategie wilt realiseren, transformeert het bedrijf in een opdrachtgever. Zo’n bedrijf verwacht dan ook een voorstel; een contract waar ‘de oplossing’ in verwerkt is, de rol van de consultant en andere participanten, het beoogde budget voor het project en de tijd die benodigd is voor diverse onderdelen. Dit mes snijdt aan twee kanten, het voorkomt dat de opdrachtgever iets anders aangeboden krijgt dan initieel werd voorgespiegeld en de consultant hoeft niet meer verantwoording te dragen dan afgesproken.

Voorstellen kosten tijd om te vervaardigen; geen bedrijf of project is hetzelfde. Een goed voorstel is daarom ook duidelijk voor de opdrachtgever en essentieel is deze duidelijkheid wanneer men werkt met een projectbeheerder of een team van analisten. Niet voor niets zijn er standaarden zoals Prince2 waarbij het projectvoorstel in detail wordt uitgewerkt. Echter kan het te gedetailleerd, waardoor het voorstel een ‘wurgcontract’ kan worden voor het team van uitvoerders en dus weinig ruimte laat voor flexibiliteit; en niet ieder bedrijf zit te wachten op een boek, maar op resultaten.

Een goede opzet voor een voorstel bestaat uit de volgende onderdelen:

-       een beknopte samenvatting over het project (plan van aanpak)

-       de mensen die nodig zijn om het project te realiseren (en waarom)

-       de bronnen die nodig zijn voor deze mensen (werkruimte) – korte termijn

-       de bronnen die nodig zijn om het project te laten ‘draaien’ – lange termijn

-       de bronnen die nodig zijn voor eventueel onderhoud (risico)

-       gedetailleerd plan van aanpak in tijdsvakken (‘milestones’)

-       de methode en frequentie van rapportages (feedback/contactpersoon)

-       huidige situatie en verwachtingen (situatie en/of vergelijking)

-       eventuele ‘nazorg’ als in de vorm van documentatie of training.

De kosten van het project behoren niet rechtstreeks in het voorstel; deze behoren als bijlage. Voorstellen worden meestal eerder geaccepteerd dan prijsafspraken en soms bedekt een project langer dan 2 jaar, wat soms onzekerheid kan geven voor de opdrachtgever welke de wens heeft per kwartaal te betalen. Daarnaast geeft de ‘winstverwachting’ vaak genoeg de doorslag om de benodigde investering te maken; en de kosten horen ook alleen inzichtelijk te zijn voor de beslissende opdrachtgever, niet het uitvoerende team of derden.

Een voorstel is voorzien van een voorblad, een inhoudsopgave en een verklarende woordenlijst. Presenteer het dan ook in een fraai mapje; investeer in de opdrachtgever, zoals men van de opdrachtgever verwacht. Gebruik duidelijke, heldere taal en vermijd vakjargon zoveel mogelijk. Ook de opmaak is belangrijk, zoals een duidelijk lettertype, een goede verdeling van tekst en spatiëring.

Project voorstellen zijn pittig om te maken; ze kosten tijd en energie. Echter zijn nieuwe projecten altijd gebaat met het voorstel, omdat het een juridische waarde heeft. Laat daarom ontbindingsvoorwaarden dan ook altijd toetsen door een advocaat gespecialiseerd in het bedrijfsrecht. Hopelijk zijn ze niet nodig, maar het is altijd handig om elk risico af te dekken. Voorkomen is beter dan genezen.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain

voorstel schrijven