Je voorstel realiseren: Een beetje organiseren

“Maak gewoon afspraken met jezelf.”
                                                            - Sam Rain

En dan heb je eindelijk een project – een volgende fase in de realisatie van je voorstel. Organiseren, zodat je de doelstellingen uit het voorstel kunt bereiken. Onderhandelen, zodat je de doelstellingen op tijd kunt behalen. En het begint allemaal bij het eerste ‘operationele’ gesprek.

Om aan informatie te komen, heb je mensen nodig die deze beheren – verantwoordelijken. Het is belangrijk om al in je voorstel duidelijk te maken dat je ‘toegang’ krijgt tot deze mensen. Per discipline (of hoofdactiviteit) is het ideaal om een contactpersoon ter beschikking te hebben. Echter zijn mensen als middelen beperkt; ze zijn niet exclusief beschikbaar. Weet dus wie je nodig hebt en met name wanneer.

Als ‘buitenstaander’ hoor je de klant op de hoogte te houden; obstakels of nieuwe bevindingen horen bij het proces van onderzoek en analyse en of je volgens ‘plan’ te werk gaat, bevordert het vertrouwen van je opdrachtgever. Stel daarom een periodieke vergadering voor – wekelijks of tweewekelijks. Vergaderingen van twintig minuten zijn eerder de uitzondering dan de regel, maar probeer er toch op te mikken.

Gevoeligheid van informatie is vaak een kwestie waar weinig over wordt gepraat. Vaak ontdek je de beperkingen veel te laat. Omgaan met bedrijfsinformatie zou je het beste willen aanpakken alsof je met staatsgeheimen te maken hebt – houd waar dat kan, de informatie in het beheer van de klant. Zodoende kan men er ook niet over struikelen.

Maak een organigram voor het netwerk om je heen; vooral in het begin word je overspoeld met namen. Een organigram symboliseert relaties én geeft je een extra geheugensteuntje. Ze helpt je ook om contacten ‘warm’ te houden – hoe meer mensen op hun gemak zijn in jouw nabijheid, hoe gemakkelijker je informatie zult verkrijgen.

Verdeel je werkweek in blokken – de maandag en vrijdag zijn het beste om verwerkingen van je informatie te doen – zodat je een ‘gezond’ patroon houd in je werkwijze. Analisten hebben vaak de neiging om hun agenda te plannen met enkel fysieke afspraken om zo ‘flexibel’ te lijken. Verwerkingsblokken – afspraken met jezelf dus – voorkomen dat je door een te groot aantal afspraken je doelstellingen mist (of onnodig moet overwerken).

Maak je een ‘to do’, houd het dan zo globaal mogelijk. Wees ook realistisch – omdat iets kan binnen een uur, hoeft niet per se te betekenen dat je dat moet doen. Onderzoek staat of valt door haar kwaliteit; een factor die zelden gepaard gaat met haast.

Het meest ideaal zou een ‘draaiboek’ zijn, echter zal je zelden meemaken dat je deze zonder uitzonderingen op de regels zult doorlopen. Een plan van aanpak in beknopte vorm is voldoende – vooral vanwege de flexibiliteit die je hard nodig zult hebben!

Meer lezen?
Advies geven:Een voorstel schrijven
Een pakkend voorstel schrijven
Van voorstel naar opdracht
Consultancy

©SamRain
Voorstel Realiseren

Van voorstel naar opdracht

“Voorstellen zijn opdrachten in wording.”
                                                            - Sam Rain

Prachtig. Je kunt een voorstel schrijven. Maar kun je ook zorgen dat jouw voorstel het verder haalt dan een ‘mooi’ document? Uiteindelijk wil je dat het voorstel wordt gerealiseerd – en dat gaat alleen gebeuren wanneer je de mouwen opstroopt!

1.     Zorg voor een ‘hot lead’

Een ‘lead’ is iemand die je kunt benaderen – ‘cold’ zijn diegene die je amper (of gewoonweg niet) kent, ‘hot’ zijn diegenen waar je vaker mee rond de tafel hebt gezeten. In het mooiste geval is dit iemand uit het bestuur; maar vaker is het een ‘gatekeeper’ – iemand tussen jou en het bestuur. Helaas gaat het meer om wie je kent, dan wat je kunt – zo ook in dit proces.

2.     Creëer een kans

Je kunt een ‘hot lead’ op brutale wijze een voorstel sturen – echter is dat een beetje voorbarig. Een ‘balletje’ opgooien kan echter prima – aftasten of de ‘lead’ openstaat voor een voorstel. Door interesse te tonen, creëer je een kans. Ook is het mogelijk om jezelf te profileren tijdens vergaderingen – de brutalen bezitten de halve wereld. Durf!

3.     Wees beschikbaar en voorbereid

Anticipeer op de ‘afspraak’ die komt bij interesse van je voorstel. Je moet jezelf kunnen verkopen als integer én capabel. Een soort ‘sollicitatiegesprek’ waar men probeert een indruk te krijgen van de persoon achter het voorstel. Ad hoc op een dergelijke afspraak reageren is alleen voor ervaren verkopers weggelegd. Heb daarom een script paraat: waarom ben jij capabel, waar heb je ervaring opgedaan en wat is jouw belang?

4.     Wees geduldig

Als het om een dienst gaat, dan gaat het om geld. Geld is voor ieder bestuur in de vorm van kosten gelijk aan een allergische aanval; beslissingen gaan niet over een nacht ijs. Het is heel normaal dat er weken mee gemoeid zijn om een terugkoppeling te krijgen. Soms is je voorstel niet pakkend genoeg. Soms heb je een (te) goede concurrent. You win some, you lose some; tot je weet of je succes geboekt hebt is het belangrijk geduldig te zijn.

5.     Accepteer je verlies

Een ‘goede’ relatie onder druk zetten is alleen voor verkoophaaien. Wil je een potentiële relatie onder druk zetten houd dan rekening met het ‘effect’: te veel druk kan snel omslaan naar afkeer. Een opdracht verliezen hoort erbij; ga voor 200% maar weet wanneer de strijd gestaakt moet worden. Er zijn meer huizen dan kerken!

6.     Wees niet te flexibel

Opdrachtgevers hebben de neiging om hun wil op te leggen; de inhoud van je voorstel moet je goed kunnen verdedigen. Benadruk daarmee het belang van de opdrachtgever om jouw strategie te volgen. Water bij de wijn mag, zolang het wel blijft smaken als wijn.

7.     Stel een duidelijke termijn

Wanneer men enthousiast is over je voorstel en je het ‘gevoel’ hebt dat je ‘binnen’ bent, stel een duidelijk termijn: vraag gewoonweg binnen welke termijn je opdrachtgever denkt een terugkoppeling te geven. Vaak is er al uitgebreid over gesproken en is de beslissing al zo goed als genomen; de bevestiging betekent dat je een overeenkomst kunt overhandigen – waarmee je voorstel een opdracht is geworden!

©SamRain
Opdracht binnenhalen

Een pakkend voorstel schrijven

“Richt je op quick wins.”
                                    - Sam Rain

Sommige consultants leveren bij voorkeur een halve roman in waneer ze een voorstel aanleveren – een boekwerk lijkt, in hun beleving, een indicatie van “excellence” op het gebied van expertise. Realiteit: niemand (die er toe doet) die het leest. Daarom een artikel om een goed, pakkend voorstel te schrijven waarmee je de opdracht binnenhaalt.

1.     Besef het ‘probleem’

Alle voorstellen gaan over een oplossing – het gat dat gevuld moet worden. De kern van ieder voorstel draait om het probleem maar eindigt in het plan. Ieder voorstel gaat om een empirisch vraagstuk: inleidend gaat het voorstel over het probleem gepaard met het argument waarom het probleem belangrijk is. Het geeft de indicatie dat je kennis hebt van zaken.

2.     Benoem de ‘voordelen’

Ook bekend als ‘verkoopargumenten’ – waarom zou men het probleem willen oplossen? Bespaar jezelf een hoop tijd; richt je op ‘quick wins’. De beslissende partij moet hierdoor overtuigd worden; wat ‘wint’ men met het accepteren van jouw voorstel.

3.     Plan van aanpak

In grote lijnen beschrijf je hoe je het probleem gaat aanpakken, de strategie. Leg daarin de primaire en secundaire doelstellingen vast, de geschatte planning en organisatie en de benodigdheden om het plan te realiseren.

4.     Leveringsvoorwaarden

Wat en wanneer ga je qua diensten verlenen en wat niet? bijvoorbeeld, wens je een schriftelijke goedkeuring of je legt vast waar je niet voor aansprakelijk voor gehouden kunt worden. Leveringsvoorwaarden zijn goed om ‘vooraf’ duidelijk te hebben, met name omdat men over deze zaken de meeste vragen heeft in de fase van beslissen.

5.     Contactinformatie

Een voorstel waar geen contactinformatie in staat mist een doel; bedrijven wensen een ‘contactpersoon’ om te handelen naar aanleiding van een voorstel. Vaak is de contactpersoon de verkoper of account manager – wie het voorstel ter tafel kan brengen.

6.     Opmaak bepaalt de helft

Soms zegt men dat het boek niet beoordeelt zou moeten worden op de omslag – deze mensen hebben géén verkoopervaring. Het oog wilt een heleboel; toch moet je de creatieve kleurtjes de kop indrukken. Professionele voorstellen gaan samen met goede typografie en witruimte. Beperk de informatie per blad maar voorkom een document dat lijkt op een meuk uitgeprinte powerpointslides.

7.     Volgorde naar verwachting

Een voorstel volgt een harde route: voorblad, inhoudsopgave, inleiding, voordelen, plan van aanpak, leveringsvoorwaarden, contact informatie en een ‘wit’ blad. Zie het als een ‘winning formula’ en wijk er niet vanaf, tenzij je een verdomd goede reden hebt (geen goede redenen zijn ‘succes stories’, het is een voorstel, géén brochure). Appendixes kun je toevoegen wanneer je jargon moet verklaren, maar een goed voorstel vermijd het gebruik van onbekende ‘buzzwords’.

Veel succes!

©SamRain
Pakkend Voorstel

Advies geven: een voorstel schrijven

Als een bedrijf vertrouwen heeft in de kunde van een consultant en de voorgestelde strategie wilt realiseren, transformeert het bedrijf in een opdrachtgever. Zo’n bedrijf verwacht dan ook een voorstel; een contract waar ‘de oplossing’ in verwerkt is, de rol van de consultant en andere participanten, het beoogde budget voor het project en de tijd die benodigd is voor diverse onderdelen. Dit mes snijdt aan twee kanten, het voorkomt dat de opdrachtgever iets anders aangeboden krijgt dan initieel werd voorgespiegeld en de consultant hoeft niet meer verantwoording te dragen dan afgesproken.

Voorstellen kosten tijd om te vervaardigen; geen bedrijf of project is hetzelfde. Een goed voorstel is daarom ook duidelijk voor de opdrachtgever en essentieel is deze duidelijkheid wanneer men werkt met een projectbeheerder of een team van analisten. Niet voor niets zijn er standaarden zoals Prince2 waarbij het projectvoorstel in detail wordt uitgewerkt. Echter kan het te gedetailleerd, waardoor het voorstel een ‘wurgcontract’ kan worden voor het team van uitvoerders en dus weinig ruimte laat voor flexibiliteit; en niet ieder bedrijf zit te wachten op een boek, maar op resultaten.

Een goede opzet voor een voorstel bestaat uit de volgende onderdelen:

-       een beknopte samenvatting over het project (plan van aanpak)

-       de mensen die nodig zijn om het project te realiseren (en waarom)

-       de bronnen die nodig zijn voor deze mensen (werkruimte) – korte termijn

-       de bronnen die nodig zijn om het project te laten ‘draaien’ – lange termijn

-       de bronnen die nodig zijn voor eventueel onderhoud (risico)

-       gedetailleerd plan van aanpak in tijdsvakken (‘milestones’)

-       de methode en frequentie van rapportages (feedback/contactpersoon)

-       huidige situatie en verwachtingen (situatie en/of vergelijking)

-       eventuele ‘nazorg’ als in de vorm van documentatie of training.

De kosten van het project behoren niet rechtstreeks in het voorstel; deze behoren als bijlage. Voorstellen worden meestal eerder geaccepteerd dan prijsafspraken en soms bedekt een project langer dan 2 jaar, wat soms onzekerheid kan geven voor de opdrachtgever welke de wens heeft per kwartaal te betalen. Daarnaast geeft de ‘winstverwachting’ vaak genoeg de doorslag om de benodigde investering te maken; en de kosten horen ook alleen inzichtelijk te zijn voor de beslissende opdrachtgever, niet het uitvoerende team of derden.

Een voorstel is voorzien van een voorblad, een inhoudsopgave en een verklarende woordenlijst. Presenteer het dan ook in een fraai mapje; investeer in de opdrachtgever, zoals men van de opdrachtgever verwacht. Gebruik duidelijke, heldere taal en vermijd vakjargon zoveel mogelijk. Ook de opmaak is belangrijk, zoals een duidelijk lettertype, een goede verdeling van tekst en spatiëring.

Project voorstellen zijn pittig om te maken; ze kosten tijd en energie. Echter zijn nieuwe projecten altijd gebaat met het voorstel, omdat het een juridische waarde heeft. Laat daarom ontbindingsvoorwaarden dan ook altijd toetsen door een advocaat gespecialiseerd in het bedrijfsrecht. Hopelijk zijn ze niet nodig, maar het is altijd handig om elk risico af te dekken. Voorkomen is beter dan genezen.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain

voorstel schrijven