Je voorstel realiseren: Een beetje organiseren

“Maak gewoon afspraken met jezelf.”
                                                            - Sam Rain

En dan heb je eindelijk een project – een volgende fase in de realisatie van je voorstel. Organiseren, zodat je de doelstellingen uit het voorstel kunt bereiken. Onderhandelen, zodat je de doelstellingen op tijd kunt behalen. En het begint allemaal bij het eerste ‘operationele’ gesprek.

Om aan informatie te komen, heb je mensen nodig die deze beheren – verantwoordelijken. Het is belangrijk om al in je voorstel duidelijk te maken dat je ‘toegang’ krijgt tot deze mensen. Per discipline (of hoofdactiviteit) is het ideaal om een contactpersoon ter beschikking te hebben. Echter zijn mensen als middelen beperkt; ze zijn niet exclusief beschikbaar. Weet dus wie je nodig hebt en met name wanneer.

Als ‘buitenstaander’ hoor je de klant op de hoogte te houden; obstakels of nieuwe bevindingen horen bij het proces van onderzoek en analyse en of je volgens ‘plan’ te werk gaat, bevordert het vertrouwen van je opdrachtgever. Stel daarom een periodieke vergadering voor – wekelijks of tweewekelijks. Vergaderingen van twintig minuten zijn eerder de uitzondering dan de regel, maar probeer er toch op te mikken.

Gevoeligheid van informatie is vaak een kwestie waar weinig over wordt gepraat. Vaak ontdek je de beperkingen veel te laat. Omgaan met bedrijfsinformatie zou je het beste willen aanpakken alsof je met staatsgeheimen te maken hebt – houd waar dat kan, de informatie in het beheer van de klant. Zodoende kan men er ook niet over struikelen.

Maak een organigram voor het netwerk om je heen; vooral in het begin word je overspoeld met namen. Een organigram symboliseert relaties én geeft je een extra geheugensteuntje. Ze helpt je ook om contacten ‘warm’ te houden – hoe meer mensen op hun gemak zijn in jouw nabijheid, hoe gemakkelijker je informatie zult verkrijgen.

Verdeel je werkweek in blokken – de maandag en vrijdag zijn het beste om verwerkingen van je informatie te doen – zodat je een ‘gezond’ patroon houd in je werkwijze. Analisten hebben vaak de neiging om hun agenda te plannen met enkel fysieke afspraken om zo ‘flexibel’ te lijken. Verwerkingsblokken – afspraken met jezelf dus – voorkomen dat je door een te groot aantal afspraken je doelstellingen mist (of onnodig moet overwerken).

Maak je een ‘to do’, houd het dan zo globaal mogelijk. Wees ook realistisch – omdat iets kan binnen een uur, hoeft niet per se te betekenen dat je dat moet doen. Onderzoek staat of valt door haar kwaliteit; een factor die zelden gepaard gaat met haast.

Het meest ideaal zou een ‘draaiboek’ zijn, echter zal je zelden meemaken dat je deze zonder uitzonderingen op de regels zult doorlopen. Een plan van aanpak in beknopte vorm is voldoende – vooral vanwege de flexibiliteit die je hard nodig zult hebben!

Meer lezen?
Advies geven:Een voorstel schrijven
Een pakkend voorstel schrijven
Van voorstel naar opdracht
Consultancy

©SamRain
Voorstel Realiseren