Kennis opdoen: de eigen organisatie analyseren met Activity Based Costing

Vaak denkt men de eigen organisatie door en door te kennen, vanwege de dagelijkse gang van zaken, jarenlange ervaring en alle treden van de ladder te hebben betreden. Dit intellectuele eigendom is een vorm van menselijk kapitaal, maar dit kapitaal kent niet de harde valuta van de organisatorische feiten. Feiten zijn actuele waarden van iedere activiteit binnen de organisatie; gezamenlijk vormen feiten de bronnen voor ieder onderzoek dat dient voor een betrouwbare analyse (welke weer de basis vormt voor de succesratio van een strategie). Door het toekennen van feiten aan activiteiten kan er een kosten allocatie plaatsvinden, succes- en prestatie indicatoren zijn gemakkelijker te bepalen, maar ook prognoses gesimuleerd worden in diverse scenario’s.

Een activiteit is een reeks van handelingen dat een product of dienst als gevolg heeft. Het gaat hier niet specifiek om een eindproduct, maar om een logisch gevolg: als een inpakker het eindproduct verpakt is dit een activiteit, wat een ingepakt product als gevolg heeft. Aan deze activiteit kunnen feiten gekoppeld worden, zoals het uurloon van de inpakker, de hoeveelheid eindproducten die per uur ingepakt kunnen worden, de verzendkosten, of zelfs de kosten van de verpakking per unit. Een keten van activiteiten met deze feiten geven organisatorisch inzicht en heet in vakjargon dan ook Activity Based Costing (activiteit gerelateerde kosten), waardoor strategieën zoals kostenbesparing op productie of werving van extra personeel de logische volgende stap zou kunnen zijn.

Om het voordeel van Activity Based Costing te illustreren is een praktisch voorbeeld op zijn plaats. Stel een organisatie voor dat horloges produceert in diverse kleuren en deze verzend naar de aanvrager. Daarvoor hoeft de aanvrager via het internet een formulier in te vullen, waarna de front-office medewerker de bestelling controleert op juistheid en betaling. Vervolgens wordt de productieafdeling voorzien van de informatie om de bestelling te fabriceren, waarna deze wordt ingepakt in een luxe doos en voorzien van een echtheidscertificaat om daarna verzonden te worden. Voor deze taken zijn er nu 3 mensen in dienst; de front-office medewerker, de productiemedewerker en de inpakker.

De eerste stap naar Activity Based Costing is het omzetten van deze kernactiviteiten naar een bedrijfsproces. Voor duidelijkheid is het proces gesimplificeerd naar interne activiteiten waar personeel voor nodig is.

Start --> Front Office --> Assemblage --> Verpakken -->  Eind
                        (controle)              (productie)          (distributie)

Nu het proces zichtbaar is kunnen de feiten toegevoegd worden aan de activiteiten. Als maatstaf nemen we de volgende feiten:

-       elke werknemer in dit proces kent 7 ‘productieve’ uren en kost €12,00 per uur

-       de front office medewerker kan 1 bestelling verwerken in 10 minuten en dus 6 per heel uur

-       een productiemedewerker heeft een uur nodig om één product te vervaardigen en de kosten ervan zijn €10,- per unit

-       een inpakker heeft 2 uur nodig om 10 units te verpakken; deze 10 units worden gezamenlijk verzonden voor een vaste prijsafspraak van €30,- ongeacht de hoeveelheid per koerier.

              €84,-                                            € 154,-                                        €189,-
Start à Front Office ------à Assemblage --------à Verpakken --------à Eind
                                42 bestellingen                     7 units                           35 verzendingen 
         K 7x€12,- = €84,-                K 7x€12,-= €84,-              K 7x€12,- = €84,-
         0 7x6= 42 bestellingen           0 7x1= 7 units                 0 7/2 = 3,5 verzendingen
                                              § 7x€10,- = €70,-             § 3,5 x €30,- = €105,-

Dankzij dit voorbeeld is het proces inzichtelijk geworden; de zwakke schakel zit in de productieafdeling, waardoor levering inefficient wordt en de controle te duur. Wanneer er meer feiten zichtbaar zouden zijn (zoals de daadwerkelijk geplaatste orders) zou een effectieve strategie duidelijk zijn, echter is het voorbeeld al transparant genoeg dat er actie noodzakelijk is: een productiemedewerker aannemen of de andere afdelingen minder laten werken.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Activity Based Costing