Project Management in een notendop

Projecten worden meestal uitgevoed in kleine teams; ieder heeft daarin zijn eigen verantwoordelijkheid net zoals de beheerder van het project, de ‘project manager’. Het is de buldog van het team, maar ook de Chinese muur tussen de opdrachtgevers en uitvoerend team; projectmanagers bewaken de vooruitgang van het project en zijn het eerste aanspreekpunt voor de opdrachtgever. Ook eventuele incidenten lost een projectmanager op door middel van delegeren en creatief plannen.

Er zijn veel dikke boeken geschreven over Project Management; maar het is eerder een praktijkvak dan een wetenschap. Een geaccepteerd project heeft menselijk kapitaal, bronnen en tijd. Binnen een vooraf bepaalde tijd hoort er een dienst geleverd te zijn, welke aansluit op andere diensten. Hoe meer mensen beschikbaar, hoe meer slagkracht. Hoe meer tijd, des te meer ruimte voor andere, reeds later geplande diensten. Deze factoren gezamenlijk is de planning; die vergeleken wordt met actuele feiten. Ongeacht de status heeft de projectmanager de verantwoording om de vooruitgang te rapporteren aan de opdrachtgever en deze te verklaren waarom de feiten niet staven met de planning.

Het is dus van groot belang dat de projectmanager goed op de hoogte is van de huidige situatie; daarom zal overleg ook een prioriteit zijn voor projectmanagers. In het overleg zal er dus vraag zijn naar de status van het huidige project, struikelpunten of andere bergen van de uitvoerders en als advocaat van de duivel, vice versa overleg houden met de opdrachtgever om vooruitgang te presenteren. Projectmanagers horen daarom aan beide kanten ‘zichtbaar’ te zijn; een vaak ver onderschatte taak voor niet-beheerders.

In tegenstelling tot veel management disciplines, sturen projectmanagers iets passiever aan; de hoofdtaak is immers het bewaken dan daadwerkelijk aansturen, alleen bij onvoorziene omstandigheden grijpt de projectmanager in, het verdelen van werk bij ziekte of alternatief qua planning in geval van vertraging.

Praktisch beheren van een project kan op veel manieren; een van de populaire trends is de Scrum methode, waarbij de overleg sessie bewust kort worden gehouden en teamgenoten geacht worden proactief de status van hun werk te leveren. Deze effectieve methode berust zich op het ‘less is more’ principe en kan vrijwel in elke situatie gebruikt worden; echter vervangen korte sessies nooit een langer durend overleg, omdat met tijd de complexiteit toeneemt.

Een projectmanager moet dus kunnen onderhandelen, een sterk organisatorisch vermogen hebben, veel informatie kunnen absorberen om te kunnen presenteren en prominent aanwezig zijn als de neutrale kracht, die als een ware professional voor beide kanten de belangen behartigd met leiderschapskwaliteiten.

Wanneer een projectmanager bovenstaande kwaliteiten mist, zal er vroeg of laat frustratie naar boven komen; het is de vloek om in twee schijnwerpers te staan gedurende de hele show. Vaak denken veel projectmanagers dat zij gemakkelijk meer projecten parallel kunnen beheren  wat mogelijk is bij kleine projecten; echter bij ambitieuze plannen is de rol van een projectmanager gelijkwaardig aan dat van een project voorstel. Pas wanneer er een aardbeving ontstaat in de planning, een tsunami van incidenten ontstaan en de opdrachtgever in staat van uitbarsten is, leer je de waarde van een (goede) projectmanager kennen; die is de stilte in de storm en de redder in nood.

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain

Project Management