“Tijd goed beheren
maakt een agenda pas effectief.”
- Sam Rain
- Sam Rain
“De deur is altijd open voor die reden”, riep een manager
eens. Open-Door-Policy (vertaald: Open-Deur-Beleid) is een strategie die
sommigen aanspreekt en anderen stiekem hekelen. Vaak willen managers te
zwart/wit denken en zijn óf bang voor overspoelen óf bang uit de
informatiekringloop te vallen. Toegankelijk zijn is echter belangrijk; een
goede manager leert snel om brugwachter te zijn dan de brug zelf.
Een open deur is een uitnodiging zonder r.s.v.p.; managers
hebben een beheertaak en bevinden zich zelden op dezelfde vloer als de
uitvoerende collega’s. Signalen uit het veld kunnen de manager maar op drie
manieren hem of haar bereiken:
1)
Uit het veld, via de veldwerker
2)
Door zelf het veld op te zoeken
3)
Via een passant van het veld
Optie 3 is het minst wenselijk – het is immers jouw team en
als dat zou gebeuren mag het nooit ‘nieuwe’ informatie zijn. Optie 2 verbeterd
de sociale contacten en geeft de indruk dat je interesse toont – maar rooft ook
tijd als volledige activiteit waar je niets anders kan doen. Collega’s weten
dat de manager verantwoordelijk is voor de afhandeling – ongeacht of de deur nu
open of dicht is.
Toch is vaak onduidelijk voor het team hoe en wanneer ze
deze signalen moeten afgeven. Het woord ‘klacht’ is zeer beladen en men hangt
er zelden een ‘verdraagbare’ pijn aan. Als manager blijft het belangrijk of een
klacht impact heeft op functioneren en de schaal van impact. Mensen, want daar
werk je immers mee, zijn sociaal. Storen is asociaal – en het weerhoudt je team
om te communiceren als men denkt je te storen. Het overleg gaat om de doelen,
maar klachten om de omstandigheden. Beiden hebben een geplande plaats nodig,
wil je er effectief mee aan de slag.
Plan daarom je ‘Open Door’ alsof je een huisartsspreekuur
gaat houden. Reserveer een uur in de maand en maak het kwetsbaar. Maak er geen
bureaucratie van; luister naar wat er gezegd wordt en maak er geen ‘combi’ van
(zoals een evaluatiegesprek). Dit spreekuur is bedoeld om signalen op te vangen
en niet om de wereld te redden.
Een basisschoolprincipe, de ‘turflijst’, geeft je een middel
om signalen te meten. Als er 10 medewerkers zijn en 8 geven een indicatie dat
‘de koffie slecht is’, dan kun je stellen dat de koffie kennelijk slecht is.
Bij een enkele of bij twee is het kennelijk een individueel probleem. Meten is
weten, zegt de Guru.
Terugkoppelen is ook belangrijk; verstuur per e-mail de
uitkomst van klachten en het beleid of de beslissing erover. Hoewel men niet
dezelfde klachten hoeft te ervaren, is men altijd nieuwsgierig. Reguleer de
terugstroom via memo’s om te voorkomen dat er een mistig klimaat ontstaat, waar
suggestie kan bestaan of een klacht –ongeacht de grootte- serieus wordt genomen.
Een proactieve, no-nonsense aanpak levert gigantische
voordelen: als manager ben je voorzien van informatie zonder wildgroei, je
versterkt de betrokkenheid van collega’s en je schept een open klimaat voor
oplossingen. Werkvloerpesterijtjes vatten minder snel bodem – iedereen weet dat
er niet alleen de deur ingegaan wordt, maar er ook iets uitkomt.
Meer lezen over het
onderwerp Management? Klik hier
voor de inhoudsopgave van alle artikelen!
Geen opmerkingen:
Een reactie posten