Kennis opdoen: de eigen organisatie analyseren met bedrijfsprocessen

Een bedrijfsproces is een schema dat het verloop van activiteiten weergeeft, inclusief alle doelstellingen die voltooid moeten zijn om als succesvol te worden gezien. Deze processen zijn te vinden in iedere laag; zowel op micro- als macroniveau zijn processen een verademing voor organisators en analisten vanwege hun inzichtelijke natuur. Daarnaast lenen processen zich voor talloze andere strategieën zoals Activity Based Costing, Business Process Management, Compliance Monitoring, kennis management en zoveel meer. Processen maken het mogelijk om alternatieve scenario’s te simuleren om zo een concept of analyse te staven met feiten, en hoewel er (dure) applicaties voor zijn kan het ook prima met pen en papier.

Voor elk afzonderlijk proces zijn er een paar vereisten, namelijk de rolverdeling, de activiteiten en de ‘notatie’. De notatie is de visuele weergave van het proces; met symbolen wordt het verloop van het proces duidelijk. Er zijn notaties die een industrie standaard aanhouden (BPMN) maar het is geen vereiste (echter is het handig omdat programma’s deze standaarden volgen en andere schema’s makkelijker te ‘lezen’ zijn). De rolverdeling uit zich ook via deze notatie in de vorm van ‘swim lanes’; schematische ‘banen’ zodat activiteiten toebedeeld kunnen worden aan de mensen die daarvoor een specifieke functie hebben. Een proces kent een begin en einde, welke gezamenlijk het proces omsluiten als afzonderlijk proces; dit maakt het mogelijk om processen te voorzien van subprocessen, deze processen te vervangen of te veranderen zonder andere processen in gevaar te brengen. Ter illustratie is het volgende voorbeeld:Ook al geeft dit voorbeeld geen praktische/nuttige informatie voor ondernemers, het laat wel de brede toepasbaarheid zien van een proces. Processen op zichzelf zijn dan ook alleen een schematische representatie van ‘wat’ er plaats moet vinden en ‘wie’ daar verantwoordelijk voor is; het protocol wat gevolgd zou moeten worden om een resultaat te behalen, zonder gedetailleerde en individuele kennis. Daarnaast kan een proces zo groot of klein gemaakt worden, afhankelijk van de wensen en de complexiteit.

Consultants die advies geven op het gebied van organisaties doen er wijs aan om huidige processen voor hun project op te vragen of anders te creëren; vooral omdat processen zich goed lenen voor conceptuele voorstellen, het huidige inefficiënte proces versus het efficiënte alternatief. Processen zijn daarom ook goede landkaarten voor pijnpunten en innovatie; vaak zien organisaties door de bomen het bos niet meer en ‘zien’ niet de verbeterpunten waar er winst te behalen is.

Een goed proces komt in stand door observatie, analyse en een gevoel voor organisatie; een efficiënt proces is pas mogelijk als je beschikking hebt over een goed proces. En zo komt men weer tot de hoofdbestanddelen:
- rolverdeling (wie zijn hier verantwoordelijk voor)
- activiteiten (wat voor handelingen zijn er vereist)
- notatie (hoe kan dit logisch worden vormgegeven).

Wanneer processen hun duidelijkheid gaan missen zijn ze verre van efficiënt; dit omdat processen dan het doel missen namelijk: het scheppen van inzicht. Gelukkig zijn het dan alsnog processen, en dus is het mogelijk ze te verbeteren.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Analyse