Management als ambacht: Lang leve het formulier

“Een formulier verenigd informatie als een universeel model.”
                                                                                    - Sam Rain

Informatie is voor managers, wat tasjes zijn voor vrouwen: een primaire levensbehoefte. Het probleem is dat informatie komt in allerlei vormen, kleuren en bronnen, waardoor niet iedere vorm van informatie kan “matchen” met de gelegenheid die je als manager voor ogen hebt.

Het formulier is als een damestasje; ogenschijnlijk lijkt het geen nut te hebben dan cosmetisch voorkomen, totdat het nut zich manifesteert in de gelegenheid. Iedere man van bouwjaar ’80 en omlaag kan zich erover fascineren, hoe efficiënt de draagster a la Hans Klok een oplossing tovert – van pepermunt tot ehh... tampon – benodigd voor de probleemsituatie ter plaatse. De totale inhoud bestaat uit modulaire middelen allerlei, afgestemd op de gelegenheid; zo werkt dit ook voor een formulier. Dit artikel zou niet hebben misstaan met een titel ‘het fenomeen damestasje opgelost voor mannen’.

Formulieren zijn voor de meeste mensen een ‘taak’; managers zijn bedenkers van formulieren, omdat ze het middel zijn om informatie te gieten in iedere gewenste vorm dat leidt naar resultaat. Een dergelijke vorm leidt naar inzicht van een proces op het moment, biedt over een tijd de bronnen voor historische analyse, dat op zich weer de grondslag kan bieden voor prognoses. Formulieren, mits goed doordacht, maken het proces efficiënt en schaalbaar in de vorm van een taak. Taken kun je meten, en managers houden eenmaal van metingen.

Een formulier bevat componenten van informatie, welke de factoren bevatten voor een rapportage. Het eerste waar je aan zult moeten denken wat voor rapportage nodig is voor het inzicht wat je mist. Welke informatie heb je nodig om een beslissing te nemen? Daarna is het een kwestie van terugrekenen: iedere uitkomst op het rapport is een berekening van informatie, en iedere berekeningen bestaat uit factoren. Deze factoren horen thuis op het formulier, waarna deze worden gebruikt om de informatie te ordenen.

Het ontwerpen van een formulier vraagt daarnaast om efficiëntie; een formulier met factoren verspreidt over en weer levert kosten op – een ‘taak’ moet immers worden uitgevoerd en het uitvoeren ervan kost geld – en die moeten zo minimaal mogelijk zijn. De uiteindelijke werkwijze van de uitvoerders zal moeten aansluiten op het formulier om geldverspilling te voorkomen.

Stel, je afdeling bestaat uit een team van marketeers. Voor het ‘gemak’ werkt iedereen zelfstandig – als manager heb je geen zicht op de a) efficiëntie van de taken, b) de productie / prijsverhouding, c) het gemiddelde productieresultaat. De efficiëntie kan berekend worden door het aantal ‘pogingen’ te meten en expliciet de ‘gemaakte deals’. Als van de 100 pogingen, 10 leiden naar een resultaat is het rendement 10%. Wanneer we weten hoeveel pogingen gedaan worden in een uur tijd, kunnen we met twee constante waarden (arbeidsloon per uur, opbrengst deal) de productie / prijsverhouding ontdekken. De totale verzameling geeft ons de bron om het gemiddelde te berekenen. Als we even geen ICT toepassing zouden gebruiken, kunnen we het papieren model als volgt ontwerpen:

FORMULIER A
Werknemernr.: _________________________(identificeert de individuele marketeer)
Pogingnr.: _____________________________(identificeert de individuele poging)
Geslaagde poging?     0 Ja     0 Nee

En zo brengt een formulier inzicht in anderzijds onzichtbare zaken!

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Formulier