Management als ambacht: Lang leve het formulier

“Een formulier verenigd informatie als een universeel model.”
                                                                                    - Sam Rain

Informatie is voor managers, wat tasjes zijn voor vrouwen: een primaire levensbehoefte. Het probleem is dat informatie komt in allerlei vormen, kleuren en bronnen, waardoor niet iedere vorm van informatie kan “matchen” met de gelegenheid die je als manager voor ogen hebt.

Het formulier is als een damestasje; ogenschijnlijk lijkt het geen nut te hebben dan cosmetisch voorkomen, totdat het nut zich manifesteert in de gelegenheid. Iedere man van bouwjaar ’80 en omlaag kan zich erover fascineren, hoe efficiënt de draagster a la Hans Klok een oplossing tovert – van pepermunt tot ehh... tampon – benodigd voor de probleemsituatie ter plaatse. De totale inhoud bestaat uit modulaire middelen allerlei, afgestemd op de gelegenheid; zo werkt dit ook voor een formulier. Dit artikel zou niet hebben misstaan met een titel ‘het fenomeen damestasje opgelost voor mannen’.

Formulieren zijn voor de meeste mensen een ‘taak’; managers zijn bedenkers van formulieren, omdat ze het middel zijn om informatie te gieten in iedere gewenste vorm dat leidt naar resultaat. Een dergelijke vorm leidt naar inzicht van een proces op het moment, biedt over een tijd de bronnen voor historische analyse, dat op zich weer de grondslag kan bieden voor prognoses. Formulieren, mits goed doordacht, maken het proces efficiënt en schaalbaar in de vorm van een taak. Taken kun je meten, en managers houden eenmaal van metingen.

Een formulier bevat componenten van informatie, welke de factoren bevatten voor een rapportage. Het eerste waar je aan zult moeten denken wat voor rapportage nodig is voor het inzicht wat je mist. Welke informatie heb je nodig om een beslissing te nemen? Daarna is het een kwestie van terugrekenen: iedere uitkomst op het rapport is een berekening van informatie, en iedere berekeningen bestaat uit factoren. Deze factoren horen thuis op het formulier, waarna deze worden gebruikt om de informatie te ordenen.

Het ontwerpen van een formulier vraagt daarnaast om efficiëntie; een formulier met factoren verspreidt over en weer levert kosten op – een ‘taak’ moet immers worden uitgevoerd en het uitvoeren ervan kost geld – en die moeten zo minimaal mogelijk zijn. De uiteindelijke werkwijze van de uitvoerders zal moeten aansluiten op het formulier om geldverspilling te voorkomen.

Stel, je afdeling bestaat uit een team van marketeers. Voor het ‘gemak’ werkt iedereen zelfstandig – als manager heb je geen zicht op de a) efficiëntie van de taken, b) de productie / prijsverhouding, c) het gemiddelde productieresultaat. De efficiëntie kan berekend worden door het aantal ‘pogingen’ te meten en expliciet de ‘gemaakte deals’. Als van de 100 pogingen, 10 leiden naar een resultaat is het rendement 10%. Wanneer we weten hoeveel pogingen gedaan worden in een uur tijd, kunnen we met twee constante waarden (arbeidsloon per uur, opbrengst deal) de productie / prijsverhouding ontdekken. De totale verzameling geeft ons de bron om het gemiddelde te berekenen. Als we even geen ICT toepassing zouden gebruiken, kunnen we het papieren model als volgt ontwerpen:

FORMULIER A
Werknemernr.: _________________________(identificeert de individuele marketeer)
Pogingnr.: _____________________________(identificeert de individuele poging)
Geslaagde poging?     0 Ja     0 Nee

En zo brengt een formulier inzicht in anderzijds onzichtbare zaken!

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Formulier

Programma's ontwerpen: Een applicatie ontwerpen

“Doe uw plicht en laat het verder aan de goden over”
                                                                        - Corneille

Applicaties zetten een gebruiker centraal; door informatie op een bepaalde manier weer te geven en besturingselementen toe te voegen geeft een applicatie de mogelijkheid tot interactie. Zo koppelen ze verwerking aan iedere ‘beslissing’ die de gebruiker maakt en geven de status terug nadat het proces voltooid is. Applicaties maken gebruiken van de kernprogrammatuur: een collectie van services waar de applicatie toegang tot heeft.

Een applicatie bestaat uit 3 onderdelen:

-       formulieren: de visuele weergave van informatie

-       besturingselementen: knoppen en invoervelden

-       koppelingen aan services: de mechaniek naar daadwerkelijke verwerking

Een applicatie bestaat dus uit een aantal taken bedoeld om een ‘proces’ te voltooien; een medewerker zal bijvoorbeeld klantgegevens moeten invoeren, zodat deze kan worden opgeslagen in de centrale database, waarop een buitendienst medewerker weer deze informatie kan gebruiken. Een applicatie hoeft niet zeer complex te zijn om een applicatie genoemd te worden. Het proces van de invoerende medewerker is al voldoende om het programma te classificeren als applicatie.

Bij het ontwerpen van formulieren is het belangrijk om het proces te begrijpen: welke informatie wordt er verwacht van de gebruiker en welke beslissingen zal deze moeten nemen binnen de applicatie? Als we het eerdere voorbeeld nemen, zullen we moeten weten welke klantgegevens er opgeslagen moeten worden, welke gegevens op juistheid gecontroleerd moeten zijn en hoe de beslissingen worden teruggekoppeld aan de gebruiker. Door het proces in een stroomdiagram te plaatsen krijgen we daar duidelijkheid in:

Het proces maakt meteen duidelijk dat er 2 formulieren nodig zijn: een formulier voor de invoer en één voor de bevestiging. De mechaniek is onzichtbaar voor de gebruiker; daarom werkt de bevestiging als een visueel hulpmiddel om de voltooiing te bevestigen.

Omdat gegevens gebruikt worden voor diverse doeleinden, word er uitgegaan van een data model. (Zie hier)  In het geval van dit voorbeeld is het er een van het type ‘debiteur’, en zullen we het formulier moeten voorzien van minimaal de invoervelden die aan dat model voldoen. De opmaak staat echter in zijn geheel vrij, het ontwerp voor de interactie is natuurlijk wel belangrijk voor de effectiviteit van de applicatie. Naast de invoervelden moeten er ook andere besturingselementen aanwezig zijn; een ‘opslaan’ knop, zodat de gebruiker bepaald of de ingevoerde informatie ook daadwerkelijk opgeslagen mag worden. Visueel mag er van alles gedaan worden met het formulier; plaatjes, video’s of muziek het kan allemaal, zo lang er voor ieder besturingselement maar beschreven is welke service zij aanroepen. Net zoals een service, kan een applicatie ook ontworpen worden in stroomdiagrammen voor ieder formulier.

Wanneer een applicatie veel formulieren bevat, kan een ‘keuze menu’ een meerwaarde hebben: deze menu’s zijn eigenlijk een applicatie om applicaties te starten, maar wekken het gevoel op alsof ze besturingselementen zijn.

Meer lezen over Informatie Technologie? Klik hier voor de inhoudsopgave voor alle artikelen?

©SamRain
Applicatie ontwerpen