"Uniformiteit
is belangrijk, zolang het bijdraagt aan de doelstelling."
— Sam Rain
— Sam Rain
Menig groot bedrijf zweert bij een project
sjabloon. Spelontwerpers hebben het van een Design Document, overheidsorganen
en banken zweren bij Prince 2 en kleine dienstverleners hebben vaak een lelijk
stukje Word-sjabloon voor het projectplan. Projecten zijn de uitvoering van een
plan — en dat plan moet gemaakt worden. Wanneer er uniform gekozen is voor een
specifieke indeling, dan zul je gewoon moeten conformeren. Maar sta je op het
punt om een trede hoger te gaan op de ladder richting het management, wil je
inhoudelijk weten wat een projectplan hoort in te houden.
Vaak is men van mening dat een projectplan
gelijk moet zijn aan het schrijven van een roman; dat klopt wanneer er sprake
is van een groot project — het gaat om veel geld, vanwege de investeringen, de
mensen en met name de risico's. Want het projectplan heeft namelijk meer dan
één doelstelling behalve het 'plan voor het project': het doet namelijk ook
dienst als voorstel. Het projectplan is namelijk het document wat een verantwoordelijke voor zijn neus krijgt, die
moet kunnen beamen dat de kosten die gemaakt worden een slimme keuze is. Het
verschil met een 'gewoon' voorstel en een projectplan is dat de laatste zich
voorziet van concrete afspraken, planningen en details. Een projectplan is
eigenlijk pas af, totdat het project afgerond is.
Welke beschrijvingen behoort een projectplan minimaal te hebben?
1.
een beschrijving waarom het project nodig is (de
voordelen, de noodzaak, etc.)
2.
wie het project gaan uitvoeren — de
achtergrond, de kennis, de ervaring
3.
de primaire en secundaire
doelstellingen die bepalen wanneer
het project voltooid is.
4.
de fasering van het project: in welke chronologie gaat het project
verlopen en wat is de looptijd van
iedere fase?
5.
de mensen, de middelen en andere
zaken om het project überhaupt te realiseren
6.
welke onderzoeksmethoden en
strategieën zullen worden gebruikt om het succes van het project te ondersteunen?
7.
de evaluatie van het project en
eventueel een `volwassenheidsmodel' (een project kan zich ontwikkelen tot een
betere versie voortbouwend uit het huidige project)
Uitgebreidere plannen kunnen ook risico scenario's toevoegen — denk
daarbij niet aan vallende piano's van een bovenverdieping, maar een aantal
voorbedachte 'Plan B' beschrijvingen: wat gaat men doen bij uitval door lang
ziekteverzuim, stroomstoringen of een grote productiefout. Echter zijn
dergelijke zaken voor grotere projecten, waarbij Prince 2 bijna alles wel
afdekt op het gebied van documentatie.
Een paar tips voor je eigen projectplan:
1.
Weet voor wie je schrijft —
wanneer je projectplan verder zal reiken dan je regiomanager, gebruik formele
taal en gebruik niet al teveel buzzwords
en turbotaal.
2.
Less is more. Je schrijft een projectplan, geen roman. Indien je zin hebt
in het schrijven van een roman, houd rekening dat een projectplan draait om een
rode draad.
3.
Het 'vier-ogen-principe': laat je
projectplan evalueren door een ander. Kritiek is iets waar je mee moet leren
omgaan — of eigenlijk belangrijker, omzetten naar iets tastbaars.
©SamRain
Projectplan
Projectplan
Geen opmerkingen:
Een reactie posten