Voorkom saaie vergaderingen

"Er is niets onzinniger, dan een onzinnige vergadering."
                                                                                     — Sam Rain

Als ik een grove schatting moest geven in tijd van hoeveel vergaderingen ik heb bijgewoond, dan is de neiging om Einstein's relativiteitstheorie tot leven te brengen — het gevoel van jaren. Ik ken daarin tegen wel degelijk het nut van vergaderingen, terwijl het overgrote deel onzinnig was. Met name hen die vergaderingen organiseren, zijn verantwoordelijk voor dit trauma. Voor hen die boetedoening willen doen of toekomstige haat tegen zichzelf willen voorkomen, heb ik een aantal tips om te voorkomen hoe je een saaie vergadering organiseert.

1. bewust zijn dat vergaderingen alleen interessant zijn voor hen die geïnteresseerd zijn
Vergaderingen die bestaan uit mensen die niet geïnteresseerd zijn, bestaan uit mensen die gapen, sms-en, constant naar de w.c. moeten, een gesprek met buurman/buurvrouw aangaan, dingen gaan lezen die niet ‘on topic' zijn, oogrollen en dergelijke. Dit gedrag saboteert een vergadering; de reden dat het gedrag überhaupt voorkomt is omdat deze mensen gewoon niet geïnteresseerd zijn! Nodig dus alleen de mensen uit, die het belang van de vergadering ook inzien en er behoefte aan hebben — voorkom dat de vergadering bestaat uit mensen die het saai vinden.

2. organiseer geen vergadering wanneer een e-mail of ander type bericht voldoende is
Waarom een vergadering organiseren wanneer het in een vorm kan zodat mensen het kunnen lezen? Vooral bij mededelingen en wanneer men van plan is een monoloog te houden, is een bericht niet alleen effectiever — het voorkomt dat mensen de vergadering classificeren als de reinste tijdsverspilling. Vergaderen betekent samenkomen om zaken te bespreken. Wanneer er geen zaken besproken kunnen worden, wordt een vergadering saai.

3. een vergadering is geen podium om veren in eigen reet te steken — noem het anders gewoon wat het is: een presentatie.
Er is niets meer onzinnig dan in een bijeenkomst te worden gegijzeld, waarin men verwacht de mogelijkheid van feedback (of inspraak) te kunnen geven, om vervolgens te worden teleurgesteld in dat verwachtingspatroon. Wil je zo graag dat iedereen alleen luistert, noem het een presentatie; zo voorkom je dat iedereen tussen je onderwerpen iets wilt zeggen. Geen powerpointjes? Noem het dan een 'belangrijke mededelingen' (of beter, ga terug naar punt 2), anders krijg je een saaie vergadering.

4. een vergadering zonder agenda of een praktisch tijdstip is garantie voor chaos Niemand houdt van vergaderingen die langer duren dan dat ze van oorsprong bedacht waren en iedereen heeft de voorkeur om te weten waarover men zou moeten vergaderen voor aanvang. Toch zijn er helaas organisatoren die van mening zijn dat ze de punten angstvallig geheim moeten houden. Dit zijn tevens de organisatoren die in een ruimte terecht komen waar men van hak naar tak springt om uiteindelijk niets te behandelen. Niemand komt overigens op tijd voor een vergadering, vooral wanneer deze een minuut na lunchtijd wordt georganiseerd, laat staan dat - op enkeling na - men de kop erbij kan houden rond een uur of drie. Daily scrum? Om 9.00 als men om 8.30 begint. Wekelijkse update? Tussen twee en drie, bij voorkeur op dinsdagen of woensdagen. Projectoverleg? Vrijdag- of maandagochtend, om 10 uur. Een saai tijdstip maakt een vergadering saai.

5. een vergadering die langer duur dan tien minuten kan niet zonder versnaperingen.
Of het nu de koffie is, de aanwezigheid van bronwater of soortgelijk — waar gepraat wordt, kan men een droge keel verwachten. Wie deze essentiële noodzaak niet kan verhelpen is niet meer bezig met het luisteren naar hetgeen dat besproken wordt, maar met het oplossen van een probleem dat voorkomen had kunnen worden. Wie zich niet kan concentreren in een vergadering, is niet aan het vergaderen. Wie niet vergadert, zit in een saaie vergadering.

6. Lees, in de naam van alles wat heilig is, geen hele rapporten voor!
De reden waarom men een rapport opstelt is zodat men het zelf kan lezen. Een vergadering is geen symposium, laat staan een dichterskruk. Wie hele rapporten voorleest en herkauwt, kan verwachten dat de overvloed van informatie een neurologische blokkade teweeg brengt. Verwijs naar rapporten en onderzoeken, deel ze uit, presenteer ze — maar hou er geen vergadering over (noem het een presentatie). Al klinken ze als een zoete inleiding, rapporten (ondanks hun cruciale rol) zijn saai. Saaie dingen maken een vergadering saai.

7. Vergaderingen om managers up-to-date te houden zijn geen vergaderingen.
Er zijn managers die een nare kronkel hebben dat iedereen meer betrokken raakt door een werkoverleg (stom woord om een vergadering wat luchtiger te laten klinken), zodat iedereen weet waar anderen mee bezig zijn. Het probleem is echter dat vaak dit soort vergaderingen hun bestaansrecht ontlenen aan de manager die de vergadering organiseert, met als doel de manager zelf op de hoogte te houden. De manager die daarom geen 'scrum meeting' doet van tien minuten, maar een uur lang mensen van hun werk wilt houden, maakt een vergadering ongelofelijk onzinnig (en reinste tijdsverspilling) — en dus saai.

8. Vergaderingen nemen tijd in, ze horen geen tijd te vullen.
Wie een vergadering organiseert moet rekening houden dat het onmogelijk is om alles te behandelen in een uur tijd. Het is ook niet de noodzaak om de tijd te vullen met zoveel mogelijk punten. Vier onderwerpen, waarvan ieder onderwerp maximaal een kwartier. Omdat er tijd over is, betekent niet dat vervolgens het uurtje volgeluld moet worden. Ga ook niet met een vaart door onderwerpen heen — men kan luisteren, maar de informatieovervloed doet het menselijk brein net zo snel weer vergeten. Tempo is belangrijk: te langzaam betekent saai, te snel ook.

9. Vergaderingen die van nature saai zijn, moeten niet saai gebracht worden
Er zijn saaie onderwerpen, omdat ze niet nieuw zijn. Daar kun je niets aan doen. Maar je kunt de methode waarop deze gebracht worden minder saai maken, door een behoefte te kweken bij hen die de saaie onderwerpen moeten absorberen. Maak de vergadering aantrekkelijk om aanwezig bij te zijn, vooral wanneer je denkt dat het saai zal worden (donuts doen wonderen).

10. Een vergadering is geen rechtszaak.
Eigenlijk het andere einde van punt 3 — soms wilt een verantwoordelijke een uitbrander geven over de slechte resultaten om even lekker de zweep er over heen te gooien. Dit soort vergaderingen lijken een fabeltje, maar ze bestaan meestal uit een pleidooi waarmee iedere vorm van motivatie de grond in wordt geboord om vervolgens de nadruk te leggen 'hoe belangrijk het allemaal wel niet is/was'. Evaluaties horen thuis in individuele gesprekken, waarover een vergadering gehouden kan worden. Wanneer je mensen uitnodigt om te vergaderen, nodig je ze niet uit om tegen een volgende vergadering op te zien als het bijwonen van een executie. Niemand luistert tijdens zulke vergaderingen — want theater tijdens werktijd is saai. Omdat iedereen vaak al weet dat het niet goed is gegaan.

Voorkom saaie vergaderingen. Een beter milieu begint bij een betere manier van vergaderen.

©SamRain
Goed vergaderen