“Tekstverwerken is iets anders dan alleen typen.”
- Sam Rain
- Sam Rain
Dat je in Microsoft Word brieven kan typen met een gewenst lettertype naar keuze is collectief eigendom voor iedereen met toetsenbord ervaring. Er zijn dikke boeken verkrijgbaar over hoe de zeer uitgebreide functies werken, maar zelden onthoud je ze. De praktische, zoals knippen en plakken blijven wel steken, omdat ze zo nuttig zijn.
Pagina-einde is zo’n praktische functie; in plaats van ‘door-enteren’ naar de volgende pagina, is Ctrl-Enter de sneltoets hiervoor. Wanneer je lappen tekst wilt verdelen over pagina’s, hoef je door pagina-eindes niet meer bang te zijn voor het opschuiven van pagina 10 naar het midden, wanneer je tekst toevoegt op pagina 2.
Stijlen roep je op met Ctrl-F1. Naast de standaard stijlen kun je ook je eigen stijlen fabriceren. Wanneer je bijvoorbeeld werkboeken maakt met modules, heb je veel plezier aan stijlen. Alles lijkt namelijk een stuk uniformer en professioneel ‘bedrukt’. Ook kun je hiermee het hele document aanpassen aan de hand van de stijl – niet meer onhandig alles handmatig aanpassen.
Je moet ervan houden of het haten. Uitvullen is een functie dat tekst gelijkmatig verdeeld over de regel. Normaal wordt tekst links uitgelijnd, of kiezen mensen voor centreren. Uitvullen geven brieven net dat beetje zout en peper, en laten de ‘hapjes’ uit de tekst aan de rechterkant weg. De ‘uitvullen’-knop staat naast de uitlijningsknoppen (links, centreren, rechts) in de opmaak werkbalk.
Afdruk samenvoegen is een functie waarmee je dezelfde brief kan adresseren aan meerdere bestemmingen. Naast adres en plaats, kun je zelfs aanhef en andere gegevens ‘dynamisch’ koppelen. De gegevens voor afdruk samenvoegen plaats je in een Excel werkblad en met de ‘wizard’ selecteer je de kolommen van de gegevens die je wilt koppelen. Ook heel handig voor enveloppen en etiketten. Denk je eens in – met je printer eindelijk af van het schrijven op de enveloppen van je kerstkaarten!
Volledig scherm is een functie waar je aan moet wennen, maar het geeft je (of geen) de mogelijkheid om verlost te zijn van de afleidende functies. Inhoud en dan opmaak! Ook is de ‘zoom’ factor hoger ingesteld en komt het retro-typemachine gevoel terug!
Sjablonen zijn documenten waarbij je het omgekeerde doet; de opmaak is al ‘vast’ en de tekst is het resterende wat over blijft. Microsoft Word komt met een heleboel standaard sjablonen – en het is eigenaardig waarom mensen deze vaak over het hoofd zien. Zoals de ‘professionele memo’ – waarvan je met minimale moeite een goed ogen document de printer laat werken.
Er is ook een ‘omstreden’ functie in het programma. Zo kun je in Microsoft Word kleine programma’s maken: macro’s. Een macro, is toegegeven, heel handig voor mensen met enige programmeerervaring om tekstverwerken nog verder te automatiseren. Met Alt-F11 open je in Word de ontwikkelingsmodus, waarmee je complexe formulieren kunt ontwikkelen. Alleen wordt deze functie vaak ook gebruikt door vervelende pubertjes – zoals voor het maken van zogenaamde macro-virussen of andere etterige doeleinden.
Toch blijft mijn voorkeur uitgaan naar de Mac-varianten; ze zijn mooier en eleganter dan Microsoft Word. Echter zal de wereld voorlopig nog in het bedrijfsleven en de overheid het Microsoft platform aanhouden – en blijft het Office-product toch het meest uitblinkende programma betreft productiviteit.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten