“Niet
ritsen, maar splitsen als het aankomt bij informatie drukte.”
- Sam Rain
- Sam Rain
Knelpunten – iedere manager komt ze tegen; ze
houden de boel op en zorgen voor de nodige frustratie. Herkennen en erkennen
zijn de eerste stap, maar uiteindelijk is het de bedoeling hoe deze opgelost
kunnen worden.
De eerste stap is uiteraard waarom de
problemen ontstaan en deze te classificeren naar het ‘type’ probleem. De meeste
problemen zijn te verdelen in deze categorieën (de meeste dan):
-
(te) veel werk (capaciteit)
-
dubbel werk/onnodig werk (efficiëntie)
-
kennisgebrek (ontwikkeling)
-
technische middelen
(infrastructuur)
-
overdracht (informatie)
-
afstand/actieradius (mobiliteit)
-
overzicht/inzicht (transparantie)
-
beleid/verplichtingen
(organisatie)
Capaciteitsproblemen is vaak voorkomend;
mensen zijn duur en hun werving is een tijdrovend proces – losstaand dat mensen
lange termijn investeringen zijn. Ook infrastructuur is een ‘gevoelig’
onderwerp – van ‘boven naar beneden’ ligt de focus op kosten (en met name het
vermijden ervan), terwijl de uitvoerende laag vraagt om deze middelen. Als het
dus om dergelijke problemen gaat is het dus de strategie om de ‘financiering’
los te krijgen van de directie – horizontaal is deze hooguit te ‘beheersen’
door de bakstenen te verdelen onder het team. Echter laat een ervaren manager
zich niet uit het veld slaan en PowerPoint zich als een arena kampioen naar de
budget besprekingen.
Communicatie is één van de grootste
knelpunten: hoeveel fouten ontstaan er door miscommunicatie – verkeerd
overgedragen, onbekende gegevens of simpelweg menselijk vergeten. Binnen ieder
proces dient communicatie kort en krachtig te zijn en inhoudelijk duidelijk.
Waar er teveel geneuzeld wordt, gaat het fout – informatie gaat verloren of
word te veel versplinterd. Vervang zulke situaties met werkmethoden,
formulieren en diagrammen. Scheelt namelijk ook een hoop met overdracht en
evaluaties, en leveren de basis voor inzicht.
Efficiëntie is geen ‘doel’ maar een factor:
hoe minder tijd en middelen gebruikt, verbruikt of verloren gaat tijdens een
proces bepaalt de mate van efficiëntie. Het probleem van efficiëntie is dat
deze bepaald wordt door allerlei andere indicatoren (en soms onmeetbare, brrr!)
en is het wijsheid om voornamelijk de ‘showstopper’ aan te pakken dan de
‘precisie’. Dubbel werk is daarin tegen de grootste vijand van efficiëntie;
vaak wordt er laconiek gedaan over een paar ‘kleintjes’ – maar gedaan in grote
hoeveelheden levert dan weer net de tijd op om die ambitieuze targets wél te
halen. Wat doe je tegen dubbel werk? Elimineren natuurlijk!
Ontwikkeling los je op door trainingen en
informatiebronnen. Waar trainingen vaak als een schoolreissnoepjeszak beschouwd
worden, ligt de waarheid anders als deze ook écht aansluiten op het vakgebied.
Leg trainingen ook vast in je budget en kies bij een ‘rood’ budget voor lokale
trainingen. Maak goed gebruik van lokale bronnen – deze immateriële ‘activa’ is
als een oliebron.
Afstand- en actieradiusproblematiek los je op
met technische middelen of relocatie – komt je klant niet naar het team, dan
komt het team zo dicht mogelijk bij de klant – durf omgekeerd te denken. Zaken
als telewerken of ‘flextijden’ lossen fileproblemen op – vraag niet alleen
flexibiliteit, wees het zelf ook!
Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle
artikelen!
©SamRain
Knelpunten
Knelpunten
Geen opmerkingen:
Een reactie posten