Praktisch managen: Een beetje Prince Project Management

“Wie te veel documenteert, verspild tijd.”
                                                            - Sam Rain

Wie in een ‘multinational’ of een gazelle-op-steroiden de boel moet beheren krijgt de nodige papierwinkel voor de bakkes. Prince2™, de overheidsstandaard van de eilandbewoners, is de trilogie van befaamde novellisten om ieder stuk te omschrijven alsof het over 1000 jaar de jeugd moet inspireren tot religieuze perikelen van een komende eindtijd. Overal waar té voor staat, moet je allergisch voor worden – Rosé uitgezonderd natuurlijk.

Zoals ieder goed plan, moet er eerst nagedacht worden. Het idee van Prince2™ is dat het nodige denken in een structuur het beste is. Helemaal mee eens. Dat dit minimaal 150+ aan bomenmoorden betekent, daar heb ik wel de nodige moeite mee. Tijd om eens flink te snoeien – of in dit geval, door naar een ovaal wiel te kijken, een rond wiel te maken.

Het project document is eigenlijk het beste te organiseren als een boomstructuur; belangrijke delen kunnen we naar believen toevoegen en ieder onderdeel is werkzaam als een module, waardoor we rot-taken (documenteren, uitzoeken, etc.) makkelijk kunnen ‘delegeren’. Het blijft een aardige rits, maar het scheelt enorm met traditioneel ‘princen’.

Project document
                        + inhoudsopgave
(waarom)            + project beschrijving (globaal)
                                     + het probleem
                                     + probleemsituaties
            ‘manifest’           + de oplossing(en)
                                       +’case studies’
(waar)                             + omgeving/analyses
                                       + afdelingen met het probleem
            topology           + oorzaken/situaties
                                    + processen (oud)
                                    + processen (nieuw)
(wie)                            + rollen/verantwoordelijkheden
                                    + rolspecificaties
                                    + taakomschrijvingen
(wat)                        + middelen/budget
                                    +benodigdheden
            begroting         +prognoses
                                    + risico’s
(wanneer)            + planning
                                    + strategie
            tijd/kwaliteit   + agenda/flexibiliteit
                                    + evaluaties
                        + appendixes
                        + begrippenlijst
                        + over uitvoerder

Een document voor projecten is een levend organisme; ik heb meer revisies gezien dan ik kan knipperen met m’n ogen, en de ervaring leert dat een ‘niet-modulair’ document onpraktisch is. De belangrijkste zaken – waarom, waar, wie, wat en wanneer – zijn de zaken die de ‘top’ wilt weten. Daarnaast biedt uniformiteit een rust voor de directie kamer; visionairen willen alleen de waarom begrijpen en de ‘potloodgum’ is geïnteresseerd in wat de boel gaat kosten. De afdeling ‘sales’ is zelden geïnteresseerd wat er gaat gebeuren bij ‘HR’ en vice versa. Uniformiteit in documentatie maakt pragmatisch.

Het andere handigheidje is ‘versionering’. Een structuur die globaal is ingevuld mag zich pas een ‘1.0’ noemen; iedere ‘tak’ verdient een ‘0.1’ waarde voor de inhoudelijke informatie en nog eens ‘0.1’ bij de vormgeving zoals deze bedoelt is voor de ‘grote versie’. Door inhoud en vormgeving te splitsen, wordt het document ook meteen robuust – opmaak sjablonen maken dit proces in de toekomst sneller.

Documenteer beschrijvend vanuit een kernzin; project documenten zijn zakelijk van natuur. Start een paragraaf met de zaak waar de rest van tekst over gaat. Gebruik grafieken voor cijfermatige informatie, gebruik voetnoten voor bronvermeldingen of verwijzingen naar case studies. Laat zoveel mogelijk plaatjes achterwege – het is geen brochure – en werk met het ‘four eyes’ principe door collega’s onder elkaar te laten ‘testlezen’.

Project documenten zijn méér dan een visitekaartje; ze laten de competenties zien in aanpak, maar worden vanzelf, indien goed uitgewerkt, een belangrijke bron van je kenniscentrum. Zoals iedere efficiënte ontwikkeling, zou deze incrementeel moeten zijn – hoe minder je doet, hoe meer tijd je overhoud!

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Project management