Praktisch managen: Agile taken beheren

“Het verschil tussen post-its en tablets is een verlicht scherm.”
                                                                                    - Sam Rain

Doelen halen bereik je door taken uit te voeren. Wie zich laat meeslepen door een manifest van superflexibel zijn, ziet zijn ‘velocity’ grafiek even gracieus flatlinen. Productiviteit is als vector bij voorkeur op 90° en ver voorbij de axis. Hoewel dit utopisch doel verreweg van haalbaar is, zijn er mooie bevindingen in de Agile-dojo te vinden – plannen in ‘stories’ bijvoorbeeld.

De Kumbaya-manager, die tijdens het zoveelste snoepreisje aangestoken is door zogenaamde ‘toppers’, zal de ‘verhalende’ lijn van Agile project management het meest belichten. Hoewel een ‘story’ vertaald wordt als een verhaal, kun je het beter beschouwen als een ‘oneliner’. Een ‘story’ is een 3-delig component, die bestaat uit een beschrijving, een puntenwaarde en een eigenaar. De beschrijving is een recht toe, recht aan no-nonsense ‘taak’-omschrijving. Een zwabberjongen zou het moeten kunnen begrijpen. De puntenwaarde is traditioneel tussen 1 en 3, waarvan de laagste makkelijk en de hoogste moeilijk. De eigenaar is degene die deze story gaat uitvoeren en dus verantwoordelijk is voor het eindresultaat.

Het beheren gaat in segmenten van status: stories die nog niet een eigenaar hebben, stories waar aan gewerkt wordt en stories die zijn afgerond. Afgeronde ‘stories’ geven de ‘snelheid’ weer – hoe meer er ‘voltooid’ zijn, hoe meer punten er verdiend zijn om een ‘project’ of ‘kwartaal’ met succes af te ronden (ook wel de ‘velocity’ genoemd). Stories waar aan gewerkt worden geven een moment opname weer van wat er gebeurd en door wie het wordt gedaan. Het totaal aantal stories min de anonieme stories maakt zichtbaar of de ‘koers’ gelijk staat aan de verwachting. Kortom, de cruciale informatie voor de manager! Dergelijke foefjes om dit te bewerkstelligen hoeven niet perse ‘hightech’ te zijn: twaalf jaar geleden ging dit prima op een kartonnen plaat met Post-It™ en er zijn een overschot van web- en tabletapplicaties voor nul euro.

Deze prachtige oplossing kent een duistere kant, die voor de turbo-manager vraagt om een remschijf en de nodige bekering: vooraf plannen en analyseren. Vaak worden de verkeerde ‘experts’ geraadpleegd om stories op punten te waarderen of relationele taken samen te voegen. Denk daarom in processen, activiteiten én taken; een ‘global’ omschreven story zou 100 andere stories kunnen inhouden, waardoor met te weinig realisme op niveau stories verdeelt kunnen worden. Ook de afhankelijkheid (of juist onafhankelijkheid) kunnen roet op een mooi ‘sotryboard’ gooien. Weet wie dus realistisch kan inschatten – en vermijd koste wat het kost overoptimisme!

Een paar handigheidjes om de boel ‘super’ efficiënt te maken zijn de volgende tips:

·      voorzie stories van twee datums: de eerste voor wanneer deze een eigenaar krijgt en de tweede bij afronding. (taken komen vaak terug en einddatum min begindatum betekent weten hoe lang deze taak heeft gekost)

·      een extra statussegment als ‘ijskast’ (soms zijn bepaalde taken niet meteen essentieel, of zijn ze qua middelen niet haalbaar)

·      documenteer het totaal behaald aantal punten per eigenaar (die gegevens zijn weer handig voor evaluatie- of functioneringsgesprekjes)

·      combineer taken als één grotere taak – maak altijd taken die een uur, zowel minimaal als maximaal in beslag nemen)

·      maak ‘story’ beschrijving kort en krachtig – ‘one liners’ (voor de logische redenen natuurlijk).

Meer lezen over het onderwerp Management? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Taken beheren