Consultancy als vaardigheid: De STAR-methode om oplossingen te vinden

“Organisatie krijg je niet voor elkaar zonder organisatie”
                                                                                    - H. Broun

Advies geven kan pas gebeuren als de adviseur de situatie ook begrijpt. Een consultant krijgt vaak meerdere dilemma’s toegeworpen, die gezamenlijk de vorm moeten krijgen als oplossing. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan; vaak wilt men voor ieder pijnpunt een goed argument horen. Om dit proces te vergemakkelijken, maak ik al jaren gebruik van ordinair ‘jatwerk’ uit de wondere wereld van P&O (personeel & organisatie). De STAR-methode is een techniek dat zich goed leent om principiële kwesties theoretisch op te lossen met behulp van een succes formule.

STAR staat voor 4 segmenten die gezamenlijk een proces beschrijven; traditioneel gebruikt om relevante werkervaring te analyseren, maar ook uiterst doeltreffend om probleemstellingen op te lossen. STAR is de volgende formule:

Situatie --> Taak  --> Aanpak --> Resultaat

Wanneer er een pijnpunt wordt vastgesteld, wordt een ‘bepaald’ resultaat niet behaald; er is sprake van een verminderd efficiënt vermogen. De situatie is het kapitaal van de huidige omstandigheden en omdat de faciliteiten die op het moment van probleemstelling aanwezig zijn. De ‘taak’ is het inventariseren van alle benodigde vereisten om het gewenste resultaat te behalen, waarvan de aanpak specifiek de gekozen methoden zijn om de gehele taak te voltooien.

Veel consultants vallen over constructies, door de methoden niet te toetsen aan het vereiste takenpakket. Het is dan ook niet verwonderlijk dat de resultaten vies tegenvallen, simpelweg omdat de oplossing slechts 60% aansluit op de verwachting wanneer fundamenten niet worden geverifieerd. Met de STAR-methode als richtlijn zijn de resultaten beter in te schatten en zijn conform verwachtingen.

Ter illustratie nemen we als voorbeeld het fictieve bedrijf ‘SRC’. De directeur geeft als pijnpunt aan dat de hoge kosten van distributie een grote druk uitvoeren op de verkoopprijs; de concurrentie is moordend en ‘SRC’ moet een strategie hebben om geen marktaandeel te verliezen, zonder veel winst in te leveren. Consultant X neemt daarom eerst de rol van analyst op; wat gebeurt er in de huidige situatie?

? --> taak --> aanpak --> distributiekosten

Na een snelle ‘scan’ van de afdeling logistiek, ontdekt consultant X dat de hoge kosten te wijten zijn aan de koerier; deze vervoerd de producten van SRC met vrachtwagens ongeacht het volume – de capaciteit wordt niet van iedere vrachtwagen optimaal benut. Met een analyse van kosten per activiteit, vind de consultant een kans om kosten te besparen door leveringen te ‘stroomlijnen’; er zal wel een systeem bedacht moeten worden om dit proces te ondersteunen.

Inefficiënt gebruik --> Distributie--> Informatiesysteem--> distributiekosten
middelen(capaciteit)  ‘stroomlijnen’           toevoegen             verlagen

De grote lijnen zijn voor consultant X duidelijk; het advies of voorstel kan zich in dezelfde volgorde presenteren, waarvan alleen de aanpak hoeft te worden uitgeschreven tot slechts het niveau dat vereist wordt om het takenpakket te beargumenteren. Voorstellen zijn zo vele malen compacter, maar ook duidelijker; als informatie zo gepresenteerd wordt kan een beslissing ook niet lang uitblijven, de eindverantwoordelijke ‘begrijpt’ het voorstel immers.

Door meerdere probleemstellingen te combineren in een volledige oplossing kan wederom hetzelfde principe gebruikt worden; de STAR-methode is zeer veelzijdig en doeltreffend voor zowel presentatie als organiserend hulpmiddel. Een extra handigheidje is het gebruik van een document ‘sjabloon’; door een document van één pagina in te delen met behulp van 4 kaders, kun je snel aantekeningen maken van situaties en probleemstellingen. Zo wordt de STAR methode naast een effectieve strategie ook nog eens een efficiënte werkwijze.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
STAR-methode