Consultancy als vaardigheid: Effectief een conference call voeren

“De kunst van het spreken is om begrepen te worden”
                                                                        - Confucius

Ervaren consultants zijn mobiele werkers; onderweg van A naar B zijn ze vaak bewapend met een headset, of dat nu op de snelweg is of tijdens de lunch. De ‘conference call’ –kortweg meestal ‘call’ – is dus niet weg te denken; mobiele partijen bellen naar een speciaal nummer om deel te nemen aan een groepsgesprek.

Telefonisch vergaderen wordt vaak als een gemakzucht gezien, omdat ze plaatsvinden tussen managers, directie en consultants vanwege een overvol schema. De kracht in ‘conferencing’ zit echter in de oplossing; de bedoeling is om mobiliteitproblematiek weg te nemen – en dus niet als een activist die parallel kan lopen naast een andere.

Een ‘call’ is net als een ‘gewone’ vergadering, maar vereist wel meer concentratie. Onzichtbaar zijn betekent dat er ook niet op je gelet wordt, en anderzijds valt 90% van de communicatie weg; de lichaamstaal. Net als bij een gewone vergadering hangt de duur af van de punten die besproken moeten worden, het aantal deelnemers en de leiding van de vergadering. Er zijn managers die soms dankbaar gebruik maken van een vergadering om een ‘klaaguurtje’ in te lassen, of deelnemers die passief inbellen als verplichting. Het is nu eenmaal de zegen of vloek bij het werken met mensen; geen situatie is hetzelfde.

Toch kan iedere ‘call’ effectief gemaakt worden, door een aantal handige tips en hulpmiddelen. Naast het effectieve voordeel, is het ook nog eens bevorderlijk voor de efficiëntie. ‘Calls’ worden door deze tips kort en krachtig, en er zijn minder opvolgende acties nodig om aandachtspunten te verduidelijken.

1.     Weten wat er zal worden besproken: een e-mail vermeld vaak wel de tijd en participanten tezamen met het ‘globale’ onderwerp, maar vermeld zelden welke aandachtspunten ‘echt’ belangrijk zijn.
- Wat verwacht je van de deelnemers? (status, brainstorm, klachten)
- Over welke tijdsperiode zal het gaan? (huidig, kort- of lange termijn)

2.     Voorbereiden op wat je gaat zeggen: zonder ‘voorbode’ moet je snel reageren, vaak ondoordacht en impulsief. Als je kunt inschatten wat er gevraagd zal worden, kun je de antwoorden uitwringen tot een enkele zin en de argumentatie ervan tot maximaal 30 seconden, indien er naar gevraagd wordt.

3.     Gebruik hulpmiddelen: zowel met Post-Its of een Ipad applicatie kun je onderwerpen door middel van een kernwoord beheren. Soms zijn er discussies die niet meteen van ‘toepassing’ zijn en kun je het onderwerp ‘parkeren’ door de notitie buiten het kader van de andere onderwerpen te plaatsen. Het onderwerp wordt in een langere call niet vergeten. Daarnaast kun je per onderwerp steekwoorden toevoegen zonder bang te zijn voor een overvolle hersenpan.

4.     Gebruik management technieken voor overleg: de Scrum methode gebruikt voor status rapportage drie concrete vragen per persoon:
- Wat is er tot nu toe gedaan?
- Wat is er gepland?
- Waren er obstakels of redenen voor vertraging?

5.     Zit achter een bureau, alsof je er daadwerkelijk zit: half geconcentreerde deelnemers zijn niet 100% betrokken. Vooral tijdens autorijden is het ook nog eens levensgevaarlijk: er zijn wegrestaurants genoeg en het gebrek aan tijd hoort niet te bestaan voor consultants; je hebt dan te veel hooi op je vork.

6.     Spreek rustig, ondanks een verhit gesprek: wees altijd de ‘professional’ al krijg je de ‘rotte vis’ behandeling. Rationeel handelen wint het vaker dan irrationeel blaten.

7.     Plan conference calls nooit tijdens lunchpauzes: mensen die geen rustpunt kennen zijn snel afgeleid en minder geconcentreerd. Daarnaast is werk nog altijd werk, er zijn goede redenen voor pauzes, anders zouden ze niet wettelijk verplicht zijn.

8.     Organiseer nooit een ‘call’ voor korter dan 15 minuten: voor een monoloog werkt e-mail ook, en vele malen effectiever. Het gaat hier wel over een ‘conference call’; een vergadering is echt iets anders dan een werkoverleg (wat gaan we doen versus wat moet je doen)

9.     Vermijd discussies: meningen verschillen, maar er is geen ‘I in team’. Positief opbouwende kritiek is de sleutel van iedere vergadering; kom met oplossingen in plaats van problemen is de mentaliteit voor vergaderen in het algemeen. Is er toch behoefte aan discussie, verzoek dan aan de debateurs de discussie ‘offline’ te voeren.

10.  Voorkom paniek: knelpunten die een project in ‘gevaar’ brengen kunnen bij verantwoordelijken angst zaaien. Regel één bij iedere calamiteit en zelfs catastrofes blijft nog steeds: wees kalm en beheersd.

11.  Laat het ego thuis: sommige deelnemers zoeken een deur via de conference call om de veren uit te steken, in de hoop om op te vallen voor promotie of nieuwe kansen. Leiderschap betekend niet het hoogste woord hebben, maar delegeren en beheersen.

12.  Wees discreet: berisp deelnemers niet tijdens de ‘call’ op hun gedrag, neem de discussie ‘offline’ en beargumenteer deze rationeel.

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave voor alle artikelen!

©SamRain

Conference Call