Consultancy als vaardigheid: Denken in stroomdiagrammen

“When we build, let us think that we build for ever”
                                                                        - J. Rustin

Een beeld zegt meer dan duizend woorden; een gegeven dat op de waarheid berust. Zo heeft een consultant de taak om advies te geven, dat natuurlijk alleen effectief is als deze ook begrepen wordt. Bij complexe oplossingen kan techniek een groot obstakel vormen: vakjargon, buzz-words en misbruikte termen wekken alleen verwarring op. Gelukkig is er een handig hulpmiddel die iedere consultant meester zou moeten zijn: stroomdiagrammen.

Stroomdiagrammen zijn een schematische weergave van een proces dat in grote lijnen plaatsvindt in de volgorde van activiteiten. Een diagram begint bij een startpunt en zal voltooid zijn bij een eindpunt; daar tussenin bevinden zich de activiteiten als symbolische rechthoeken, verbonden door pijlen.

 Stroomdiagrammen zijn niet alleen nuttig voor het ontwerpen van nieuwe processen, applicaties of services, maar ook om huidige situaties vast te stellen of mechaniek te verduidelijken. Net zoals bij het lezen van ‘geschreven’ informatie gaan stroomdiagrammen van links-naar-rechts, maar genieten het voordeel dat er veel meer informatie kan worden begrepen dan een ‘lap’ tekst. Symboliek en verbanden maken het voor de hersenen gemakkelijker te begrijpen. Niet voor niets leert men op school om grote blokken informatie te onthouden via schematische samenvattingen. Ook zeer complexe oplossingen kunnen met behulp van een stroomdiagram begrijpelijk gemaakt worden. Technische componenten worden vereenvoudigd tot de kerntaak alsof ze een enkele activiteit vormen: concreet in doel, abstract in presentatie.

Het presenteren van stroomdiagrammen vergt echter wel discipline: iedere activiteit moet beknopt beschreven worden om effectief door het publiek te worden geabsorbeerd. Pleidooien houden werkt bij symboliek namelijk averechts door de simplistische weergave van het diagram. Ook is een stroomdiagram zeer recht-toe-recht-aan in presentaties, minimale ‘notatie’ zal een voorkeur hebben en specifieke details horen er niet in thuis. Een consultant zal zich moeten weerhouden om een stroomdiagram voor presentatie te zien als een diagram voor een procesontwerp; degene geschikt voor presentatie is bestemd ter verduidelijking en proces ontwerpen zijn de abstracte weergave voor concrete taken.

Het ontwerpen van stroomdiagrammen wordt veelal gedaan in programma’s zoals Visio™ of PowerPoint™; echter zal een ‘whiteboard’ voor de consultant een voorkeur hebben. Stroomdiagrammen kunnen namelijk vereenvoudigd worden en zijn de kern van het creatieve proces naar een oplossing. Ooit kreeg ik een bijzonder handige tips van mijn mentor uit een decennia terug, over goed ontwerpen. Naar aanleiding van zijn nog steeds actuele wijsheid over dit onderwerp, deel ik het als volgt met iedereen:

De Wet Van Zaf Over Ontwerpen In Stroomdiagrammen

1.     Als het niet op een bierviltje is te tekenen, is het een slecht idee; (een goed ontwerp is altijd te vereenvoudigen naar 1 enkele activiteit)

2.     Als het bierviltje niet is te omschrijven in +/- 30 woorden, is het een slecht idee; (wat je niet kan uitleggen is waardeloos, hoe briljant ook)

3.     Als het bierviltje een vochtige kring bevat, is het een slecht idee; (wat je vertelt moet ook nog eens goed gebracht worden)

4.     Als je het bierviltje niet kan vertalen naar een stroomdiagram op een whiteboard, dan is het een slecht idee; (zonder inhoudelijke kennis, onderzoek en ervaring mist een stroomdiagram de argumenten om gerealiseerd te kunnen worden).

Meer lezen over het onderwerp Consultancy? Klik hier voor de inhoudsopgave van alle artikelen!

©SamRain
Stroomdiagrammen